Einführung

Die technische Dokumentation für In-vitro-Diagnostika (IVD) ist das Rückgrat der regulatorischen Konformität gemäß der EU-IVDR 2017/746. Sie dient als Nachweis dafür, dass ein IVD-Produkt während seines gesamten Lebenszyklus die Anforderungen an Sicherheit, Leistung und Qualität erfüllt. Dieses umfassende Dokumentenpaket erstreckt sich über das Design des Produkts, die Herstellung, den klinischen Nachweis, das Risikomanagement sowie die Strategien zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen.

Gemäß Anhang II der IVDR müssen Hersteller die Dokumentation zusammenstellen, bevor sie das Produkt auf dem EU-Markt in Verkehr bringen, um sicherzustellen, dass sie auf dem neuesten Stand bleibt. Hersteller müssen diese Dokumentation erstellen und pflegen, um die CE-Kennzeichnung zu sichern und aufrechterhalten zu können und die Konformitätsbewertung durch benannte Stellen zu bestehen.

Was ist die technische Dokumentation unter der IVDR?

Die technische Dokumentation ist die umfassende Akte, die die Konformität eines IVD-Produkts mit der IVDR nachweist.
Sie deckt jede Phase des Produktlebenszyklus ab – von der Entwicklung und dem Zweckbestimmung bis hin zu Herstellung, Validierung und der Nachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen.

Rechtliche Grundlage:

• Artikel 10 Absatz 4: verpflichtet Hersteller zur Erstellung einer technischen Dokumentation, bevor sie ein Produkt auf den Markt bringen.

• Artikel 10 Absatz 9: verlangt, dass die Dokumentation dem Anhang II und dem Anhang III entspricht und für Kontrollen durch zuständige Behörden oder benannte Stellen bereitgehalten wird.

Es handelt sich um ein lebendes Dokument, das aktiv aktualisiert werden muss.

Struktur der technischen Dokumentation

Die IVDR unterteilt die technische Dokumentation in zwei Hauptteile.

Anhang II – Technische Dokumentation (Hauptakte) aus Anhang II (Punkte 1 bis 6), IVDR 2017/746.

Anhang III – Technische Dokumentation über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS)

Anhang III der Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR) legt die Anforderungen nach dem Inverkehrbringen fest, die die Designund Pre-Market-Nachweise aus Anhang II ergänzen. Während Anhang II die anfängliche Konformität nachweist, stellt Anhang III sicher, dass ein IVD-Produkt während seines gesamten Lebenszyklus weiterhin die grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen (GSPRs) erfüllt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Anwendung in der Praxis oft neue Risiken, Leistungstrends oder Anwenderprobleme aufzeigt, die bei Prüfungen vor dem Inverkehrbringen möglicherweise nicht zutage getreten sind.

Gemäß Artikel 10 Absatz 9 müssen Hersteller die in Anhang III beschriebene PMS-Dokumentation erstellen, auf dem neuesten Stand halten und in die gesamte technische Dokumentation integrieren.

PMS-Plan – Der zentrale Fahrplan

Der PMS-Plan ist das Konzept für die kontinuierliche Überwachung des IVD-Produkts nach dessen Inverkehrbringen.

Er sollte produktspezifisch sein und im angemessenen Verhältnis zur Risikoklasse, zur Zweckbestimmung und zur Komplexität des Produkts stehen.

Zu dokumentierende Schlüsselelemente:

Regulatorischer Verweis: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe a, IVDR 2017/746.

PMS-Bericht für Produkte der Klasse A

Für nicht-sterile Produkte der Klasse A sieht die IVDR ein vereinfachtes Ergebnis vor, das als PMS-Bericht bezeichnet wird.

• Inhalt: Zusammenfassung der PMS-Aktivitäten, wichtigste Ergebnisse, Reklamationen, CAPA-Maßnahmen und jegliche Trendberichterstattung.

• Häufigkeit: Muss bei Bedarf aktualisiert und den zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden (wird nicht automatisch eingereicht).

• Zweck: Weist nach, dass auch IVD-Produkte mit geringem Risiko sicher bleiben und die bestimmungsgemäße Leistung erbringen.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe b und Artikel 80.

Regelmäßiger aktualisierter Bericht über die Sicherheit (PSUR) – Für Produkte der Klassen B, C und D

Der regelmäßig aktualisierte Bericht über die Sicherheit (PSUR) ist eine regulatorische Anforderung gemäß der EU-In-vitro-Diagnostika-Verordnung (IVDR).

• Er gilt für IVD-Produkte mit höherem Risiko (Klassen B, C und D).

• Der PSUR ist ein detaillierteres und umfassenderes Dokument als der normale Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS-Bericht).

Häufigkeit der Einreichung:

Die Tabelle gibt an, wie oft Hersteller den PSUR erstellen und einreichen müssen:

Anforderungen an den Inhalt:

• Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Analyse der PMS-Daten.

• Zusammenfassung aller ergriffenen Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen.

• Begründung dafür, dass die Nutzen-Risiko-Schlussfolgerungen weiterhin positiv ausfallen.

• Daten zum Umsatzvolumen und Schätzungen zur Produktnutzung.

• Identifizierung aller Trends, die auf potenzielle Sicherheitssignale hindeuten.

Einreichung und Prüfung:

• Klassen C und D: Der PSUR muss auf EUDAMED hochgeladen werden und wird von der benannten Stelle geprüft.

• Klasse B: Muss der benannten Stelle auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe c und Artikel 81, IVDR 2017/746.

Leistungsnachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen (PMPF)

Der PMPF-Plan ist ein spezifischer Teilbereich des PMS-Plans, der sich mit langfristigen wissenschaftlichen und leistungsbezogenen Fragestellungen befasst.
Er ist besonders wichtig, wenn:

• Nach der Einführung von Risikominimierungsmaßnahmen Restrisiken verbleiben.

• Bei der Markteinführung nur begrenzte klinische Daten vorliegen (z. B. bei neuartigen Biomarkern oder seltenen Erkrankungen).

• Kontinuierliche Verbesserungen oder Software-Updates die Leistung beeinträchtigen könnten.

Der PMPF-Plan sollte Folgendes umfassen:

• Spezifische Ziele (z. B. Bestätigung der Langzeitstabilität eines Reagenzes, Verifizierung klinischer Cut-off-Werte).

• Methoden wie prospektive klinische Nachbeobachtung, Register, Anwender-Feedback-Programme oder klinische Studien nach dem Inverkehrbringen.

• Auslöser für Maßnahmen, wenn die Ergebnisse auf eine nachlassende Leistung oder neue Gefahren hindeuten.

Der Hersteller muss die Ergebnisse in einem PMPF-Bewertungsbericht dokumentieren, der wiederum in den Leistungsbewertungsbericht (PER) und die Risikomanagementakte einfließt.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe d und Anhang XIII Teil B.

Integration in die technische Dokumentation und das Qualitätssystem

Anhang III verlangt, dass alle PMS-Ergebnisse in das übergeordnete QMS zurückfließen:

• Risikomanagement: Neue Risiken oder Trendsignale müssen zu einer Aktualisierung der Risikoakte nach ISO 14971 und der GSPR-Checkliste führen.

• Leistungsbewertung: Die Daten müssen in die laufenden klinischen und analytischen Leistungsbewertungen einfließen (Anhang XIII).

• Korrekturmaßnahmen: Wesentliche Sicherheitserkenntnisse können Sicherheitskorrekturmaßnahmen im Feld (FSCA) oder Aktualisierungen der Kennzeichnung und der Gebrauchsanweisungen (IFUs) auslösen.

Dieses geschlossene Kreislaufsystem stellt sicher, dass nach dem Inverkehrbringen gewonnene Erkenntnisse im Laufe der Zeit die gesamte technische Dokumentation des Produkts stärken.

Praktische Tipps zur Umsetzung

• Frühzeitig planen: Entwerfen Sie PMS- und PMPF-Pläne bereits während der Produktentwicklung, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

• Vorlagen nutzen: Verwenden Sie einheitliche PMS- und PSUR-Formate, die den Erwartungen der benannten Stellen entsprechen.

• Datenanalyse: Nutzen Sie statistische Instrumente für Trendanalysen, um die Anforderung der IVDR an eine proaktive Signalerkennung zu erfüllen.

• Versionskontrolle: Führen Sie eine Dokumentenhistorie, um nachweisen zu können, wann und wie jede Aktualisierung vorgenommen wurde.

• EUDAMED-Bereitschaft: Bereiten Sie sich auf die elektronische Übermittlung von PSURs und die Vigilanzberichterstattung vor, sobald die entsprechenden EUDAMED-Module einsatzbereit sind.

Übersichtstabelle: PMS-Ergebnisse nach Produktklasse

Klassenbasierte Unterschiede in der Dokumentation

Die Tiefe und Prüfungsintensität der technischen Dokumentation skaliert mit der Produktklasse:

• Klasse A (nicht-steril): Eine Selbsterklärung ist zulässig. Die Dokumentation ist einfacher, muss aber dennoch alle Pflichten bezüglich GSPRs und PMS erfüllen.

• Klasse B, C, D: Die Bewertung durch eine benannte Stelle ist obligatorisch. Stellen Sie sich auf zusätzliche Anforderungen wie detaillierte klinische Nachweise, PMPF-Pläne und QMS-Audits ein.

Referenz: Artikel 48 und Anhang IX bis XI der IVDR, welche die Konformitätsbewertungswege für jede Klasse beschreiben.

Wichtige Erwägungen für Hersteller

Sprache und Format

• Muss klar, übersichtlich und durchsuchbar sein, im Idealfall mit einem logischen Inhaltsverzeichnis und Querverweisen.

• Sprache: Gemäß Artikel 10 Absatz 14 muss die Dokumentation in einer offiziellen EU-Amtssprache verfasst sein, die vom Mitgliedstaat akzeptiert wird (häufig Englisch, zuzüglich der jeweiligen Landessprache für Gebrauchsanweisungen und Etiketten).

Aktualisierungen und Pflege

• Die technische Dokumentation ist ein kontinuierliches Compliance-Instrument.

• Sie muss die Ergebnisse aus PMS-, Vigilanz- und Leistungsbewertungsaktivitäten integrieren.

• Wesentliche Änderungen des Designs oder der Herstellung erfordern Aktualisierungen und in einigen Fällen eine erneute Bewertung.

Referenz: Artikel 56 und Anhang XIII (Vigilanz- und PMS-Pflichten).

Rückverfolgbarkeit und UDI

• Jedes Produkt muss eine einmalige Produktkennung (UDI) tragen, die konsistent in der technischen Dokumentation, der Konformitätserklärung und in EUDAMED erfasst ist.

Tipps für eine konforme technische Dokumentation

• Ordnen Sie jeden Abschnitt explizit den GSPRs des Anhangs I zu, um die Konformität auf einen Blick aufzuzeigen.

• Fügen Sie Verifizierungs- und Validierungsprotokolle sowie Berichte bei, nicht nur Zusammenfassungen.

• Fügen Sie bei software- oder algorithmusbasierten IVD-Produkten eine Dokumentation des Lebenszyklus hinzu (z. B. Konformität mit IEC 62304).

• Fügen Sie eine unterzeichnete Konformitätserklärung gemäß Anhang IV bei.

• Führen Sie ein Änderungsprotokoll und ein System zur Versionskontrolle, damit benannte Stellen Aktualisierungen leicht nachvollziehen können.

Checkliste für die technische Dokumentation von IVD

Um Ihren Prozess zu vereinfachen, finden Sie hier eine allgemeine Checkliste der wesentlichen Elemente für Ihre technische Dokumentation nach Anhang II:

Produktbeschreibung & Zweckbestimmung

Liefern Sie eine vollständige und präzise Beschreibung des IVD-Produkts, einschließlich Handelsname, Modell, Zubehör und Varianten. Geben Sie die Zweckbestimmung (Diagnose, Screening, Überwachung oder Prognose), die Zielpopulation, das Anwenderprofil (Fachpersonal oder Laien) und die Probenarten klar an. Dieser Abschnitt bildet die Grundlage für die Risikoklassifizierung und die Konformitätsbewertung.

Risikomanagementakte (gemäß ISO 14971)

Führen Sie eine Risikomanagementakte, die die systematische Identifizierung, Bewertung, Beherrschung und Überwachung von Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Produkts dokumentiert. Fügen Sie eine Risikoanalyse, eine Nutzen-Risiko-Bewertung und Nachweise über Risikominimierungsmaßnahmen bei. Die Akte sollte kontinuierlich anhand von Daten aus der Überwachung nach dem Inverkehrbringen aktualisiert werden.

GSPR-Checkliste (Anhang I)

Erstellen Sie eine Checkliste, die jede grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderung unterstützenden Nachweisen wie Entwicklungsdokumenten, Testberichten und Leistungsdaten zuordnet. Dies belegt die Einhaltung wesentlicher Anforderungen wie der chemischen, biologischen und elektrischen Sicherheit, der Kennzeichnung und der Leistungszuverlässigkeit.

Herstellungs- und Entwicklungsprüfungen

Beschreiben Sie alle Schritte im Design- und Herstellungsprozess, von der Rohstoffbeschaffung bis zur endgültigen Freigabe. Stellen Sie Flussdiagramme, Details zu wichtigen Geräten, Prozessvalidierungsdaten und Qualitätskontrollmaßnahmen bereit. Dies sichert die Reproduzierbarkeit und Rückverfolgbarkeit jeder Charge und unterstützt die CE-Kennzeichnung.

Bericht über die wissenschaftliche Validität

Weisen Sie die wissenschaftliche Grundlage für die Zweckbestimmung des Produkts nach, indem Sie den Zusammenhang zwischen dem Analyten und einem klinischen Zustand oder physiologischen Status belegen. Nutzen Sie hierzu wissenschaftliche Fachliteratur (Peer-Review), etablierte Richtlinien oder Konsensdokumente und begründen Sie die klinische Relevanz des Biomarkers.

Daten zur analytischen Leistung

Zeigen Sie auf, wie genau und zuverlässig das Produkt den vorgesehenen Analyten unter bestimmten Bedingungen misst. Fügen Sie Daten zu Genauigkeit, Präzision, Empfindlichkeit, Spezifität, Nachweis- und Bestimmungsgrenzen sowie Interferenzprüfungen bei. Alle Studien müssen nach anerkannten Standards durchgeführt und vollständig dokumentiert werden.

Bericht über die klinische Leistung

Erbringen Sie den Nachweis, dass die Verwendung des Produkts zu korrekten klinischen Entscheidungen und vorteilhaften Ergebnissen führt. Fügen Sie Daten aus prospektiven oder retrospektiven Studien, Literaturberichten und Praxiserfahrungen bei. Dieser Abschnitt bestätigt, dass sich die analytische Leistung in einem tatsächlichen klinischen Nutzen niederschlägt.

Leistungsbewertungsplan & Bericht

Dokumentieren Sie gemäß Anhang XIII den gesamten Leistungsbewertungsprozess.

• Plan (PEP): Beschreibt Methoden, Datenquellen und Akzeptanzkriterien für die wissenschaftliche Validität sowie die analytische und klinische Leistung.

• Bericht (PER): Fasst die Ergebnisse zusammen, bewertet das Nutzen-Risiko-Verhältnis und begründet die fortlaufende Verwendung des Produkts. Beide Dokumente müssen regelmäßig aktualisiert werden.

PMS-Plan und PMS/PSUR-Berichte

Erstellen Sie einen Plan zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS-Plan), in dem beschrieben wird, wie Sicherheits- und Leistungsdaten nach dem Inverkehrbringen des Produkts erfasst und analysiert werden. Reichen Sie regelmäßige PMS-Berichte oder die für Produkte der Klassen C und D obligatorischen regelmäßig aktualisierten Berichte über die Sicherheit (PSUR) ein, die Trendanalysen, Vigilanz und Korrekturmaßnahmen abdecken.

Etikettierung, Gebrauchsanweisung & UDI-Details

Stellen Sie die endgültige Gestaltung und den Inhalt aller Kennzeichnungen und Gebrauchsanweisungen (IFUs) bereit und stellen Sie sicher, dass diese die Sprach- und Lesbarkeitsanforderungen von Anhang I erfüllen. Fügen Sie Angaben zur einmaligen Produktkennung (UDI) zur Rückverfolgbarkeit bei und stellen Sie sicher, dass die Anweisungen Installation, Betrieb, Wartung und Entsorgung abdecken.

Kurzbericht über Sicherheit und klinische Leistung (für Klassen C & D)

Erstellen Sie eine prägnante, öffentlich zugängliche Zusammenfassung, die die Zweckbestimmung des Produkts, wichtige Sicherheits- und Leistungsdaten sowie den klinischen Nutzen hervorhebt. Diese muss in einer klaren, für Laien verständlichen Sprache verfasst sein und wird zur Transparenz auf EUDAMED veröffentlicht.

Zertifikate und Berichte der benannten Stellen (falls zutreffend)

Fügen Sie relevante Zertifikate (z. B. ISO 13485, CE-Kennzeichnung) und Bewertungsberichte der benannten Stelle bei. Diese Dokumente bestätigen den Abschluss der Konformitätsbewertung und validieren die Richtigkeit der technischen Dokumentation.

Fazit

Unter der IVDR 2017/746 ist die technische Dokumentation keine bloße regulatorische Formalität – sie ist die Lebensader für Compliance und Marktzugang. Durch den Aufbau einer strukturierten, lebendigen Akte, die die Anforderungen der Anhänge II und III widerspiegelt und durch PMS- und Vigilanzdaten stets auf dem neuesten Stand gehalten wird, stellen Hersteller sicher, dass ihre IVD-Produkte den höchsten EU-Standards für Sicherheit, Leistung und Rückverfolgbarkeit entsprechen.

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