Navigieren durch die IVDR 2017/746: Wie Sie eine konforme technische Dokumentation für IVD-Produkte vorbereiten

Einführung

Die technische Dokumentation für In-vitro-Diagnostika (IVD) ist das Rückgrat der regulatorischen Konformität gemäß der EU-IVDR 2017/746. Sie dient als Nachweis dafür, dass ein IVD-Produkt während seines gesamten Lebenszyklus die Anforderungen an Sicherheit, Leistung und Qualität erfüllt. Diese umfassende Dokumentensammlung erstreckt sich über das Design des Produkts, die Herstellung, den klinischen Nachweis, das Risikomanagement sowie die Post-Market-Surveillance-Strategien.

Gemäß Anhang II der IVDR müssen Hersteller die Dokumentation erstellen, bevor sie das Produkt auf dem EU-Markt bereitstellen. Sie müssen sicherstellen, dass diese stets auf dem neuesten Stand bleibt, und müssen diese Dokumentation einrichten und pflegen, um die CE-Kennzeichnung zu sichern und aufrechtzuerhalten sowie die Konformitätsbewertung durch Benannte Stellen zu bestehen.

Was ist die technische Dokumentation gemäß IVDR?

Die technische Dokumentation ist die umfassende Akte, die die Konformität eines IVD mit der IVDR nachweist.
Sie deckt jede Phase des Produktlebenszyklus ab – von der Entwicklung und dem Verwendungszweck bis hin zur Herstellung, Validierung und der Überwachung nach dem Inverkehrbringen.

Rechtliche Grundlage:

• Artikel 10(4): verpflichtet Hersteller, die technische Dokumentation vor dem Inverkehrbringen eines Produkts zu erstellen.

• Artikel 10(9): verlangt, dass die Dokumentation den Anforderungen von Anhang II und Anhang III entspricht und für Kontrollen durch zuständige Behörden oder Benannte Stellen verfügbar bleibt.

Es handelt sich um ein lebendes Dokument, das aktiv aktualisiert werden muss.

Struktur der technischen Dokumentation

Die IVDR unterteilt die technische Dokumentation in zwei Hauptteile.

Anhang II – Technische Dokumentation (Kernakte) aus Anhang II (Punkte 1 bis 6), IVDR 2017/746.

Anhang III – Technische Dokumentation über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS)

Anhang III der Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR) legt die Anforderungen nach dem Inverkehrbringen fest, die die Design- und Pre-Market-Nachweise aus Anhang II ergänzen. Während Anhang II die anfängliche Konformität belegt, stellt Anhang III sicher, dass ein IVD auch während seines gesamten Lebenszyklus die grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen (GSPRs) erfüllt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die reale Anwendung häufig neue Risiken, Leistungstrends oder Anwenderprobleme offenbart, die bei den Tests vor dem Inverkehrbringen möglicherweise nicht zutage getreten sind.

Gemäß Artikel 10(9) müssen Hersteller die in Anhang III beschriebene PMS-Dokumentation erstellen, auf dem neuesten Stand halten und in die gesamte technische Dokumentation integrieren.

PMS-Plan – Die zentrale Roadmap

Der PMS-Plan ist der Entwurf für die kontinuierliche Überwachung des IVD-Produkts nach dessen Inverkehrbringen.

Er sollte produktspezifisch sein sowie im angemessenen Verhältnis zur Risikoklasse, zum Verwendungszweck und zur Komplexität des Produkts stehen.

Wichtige zu dokumentierende Elemente:

Regulatorische Referenz: Anhang III Abschnitt 1(a), IVDR 2017/746.

PMS-Bericht für Produkte der Klasse A

Für nicht-sterile Produkte der Klasse A erlaubt die IVDR ein vereinfachtes Dokument, das als PMS-Bericht bezeichnet wird.

• Inhalt: Zusammenfassung der PMS-Aktivitäten, wichtigste Ergebnisse, Beschwerden, CAPA-Maßnahmen und jegliche Trendberichte.

• Häufigkeit: Muss bei Bedarf aktualisiert und den zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden (wird nicht automatisch eingereicht).

• Zweck: Zeigt, dass auch IVDs mit geringem Risiko sicher bleiben und die bestimmungsgemäße Leistung erbringen.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1(b) und Artikel 80.

Regelmäßiger Sicherheitsbericht (PSUR) – Für Produkte der Klassen B, C und D

Der regelmäßige Sicherheitsbericht (Periodic Safety Update Report – PSUR) ist eine regulatorische Anforderung gemäß der EU-In-vitro-Diagnostika-Verordnung (IVDR).

• Er gilt für IVD-Produkte mit höherem Risiko (Klassen B, C und D).

• Der PSUR ist ein detaillierteres und umfassenderes Dokument als der reguläre Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS-Bericht).

Häufigkeit der Einreichung:

Die Tabelle gibt an, wie oft Hersteller den PSUR erstellen und einreichen müssen:

Inhaltliche Anforderungen:

• Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Analyse der PMS-Daten.

• Zusammenfassung aller ergriffenen Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen.

• Begründung dafür, dass die Nutzen-Risiko-Schlussfolgerungen weiterhin positiv ausfallen.

• Daten zum Absatzvolumen und Schätzungen zur Produktnutzung.

• Identifizierung von Trends, die auf potenzielle Sicherheitssignale hindeuten.

Einreichung und Prüfung:

• Klassen C und D: Der PSUR muss in EUDAMED hochgeladen werden und wird von der Benannten Stelle geprüft.

• Klasse B: Muss der Benannten Stelle auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1(c) und Artikel 81, IVDR 2017/746.

Leistungsnachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen (PMPF)

Der PMPF-Plan ist ein spezifischer Unterteil des PMS-Plans, der sich mit langfristigen wissenschaftlichen und Leistungsfragen befasst.
Er ist besonders wichtig, wenn:

• Nach den Risikominimierungsmaßnahmen noch Restrisiken bestehen.

• Bei der Markteinführung nur begrenzte klinische Daten vorliegen (z. B. neuartige Biomarker oder seltene Erkrankungen).

• Kontinuierliche Verbesserungen oder Software-Updates die Leistung beeinflussen könnten.

Der PMPF-Plan sollte Folgendes beinhalten:

• Spezifische Ziele (z. B. Bestätigung der Langzeitstabilität eines Reagenzes, Überprüfung klinischer Cut-off-Werte).

• Methoden wie prospektive klinische Nachbeobachtungen, Register, Programme für Anwenderfeedback oder klinische Studien nach dem Inverkehrbringen.

• Auslöser für Folgemaßnahmen, wenn die Ergebnisse auf eine nachlassende Leistung oder neue Gefahren hindeuten.

Der Hersteller muss die Ergebnisse in einem PMPF-Bewertungsbericht dokumentieren, welcher wiederum in den Leistungsbewertungsbericht (PER) und die Risikomanagementakte einfließt.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1(d) und Anhang XIII Teil B.

Integration in die technische Dokumentation und das Qualitätssystem

Anhang III verlangt, dass alle PMS-Ergebnisse in das übergeordnete QMS zurückfließen:

• Risikomanagement: Neue Risiken oder Trendsignale müssen zur Aktualisierung der Risikoakte nach ISO 14971 und der GSPR-Checkliste führen.

• Leistungsbewertung: Daten müssen in die laufenden klinischen und analytischen Leistungsbewertungen einfließen (Anhang XIII).

• Korrekturmaßnahmen: Signifikante Sicherheitserkenntnisse können Sicherheitskorrekturmaßnahmen im Feld (FSCA) oder Aktualisierungen von Kennzeichnungen und Gebrauchsanweisungen (IFUs) auslösen.

Dieses geschlossene Kreislaufsystem stellt sicher, dass nach dem Inverkehrbringen gewonnene Erkenntnisse im Laufe der Zeit die gesamte technische Dokumentation des Produkts stärken.

Praktische Tipps zur Umsetzung

• Frühzeitig planen: Entwerfen Sie PMS- und PMPF-Pläne bereits während der Produktentwicklung, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

• Vorlagen nutzen: Verwenden Sie einheitliche PMS- und PSUR-Formate, die den Erwartungen der Benannten Stellen entsprechen.

• Datenanalyse: Nutzen Sie statistische Tools zur Trendanalyse, um die Anforderungen der IVDR zur proaktiven Signalerkennung zu erfüllen.

• Versionskontrolle: Führen Sie eine Dokumentenhistorie, um nachzuweisen, wann und wie jede Aktualisierung vorgenommen wurde.

• EUDAMED-Bereitschaft: Bereiten Sie sich auf die elektronische Übermittlung von PSURs und die Vigilanzberichterstattung vor, sobald die EUDAMED-Module in Betrieb gehen.

Übersichtstabelle: PMS-Ergebnisse nach Produktklasse

Klassenbasierte Unterschiede in der Dokumentation

Die Tiefe und Prüfschärfe der technischen Dokumentation skaliert mit der Produktklasse:

• Klasse A (nicht-steril): Eine Selbsterklärung ist zulässig. Die Dokumentation ist einfacher, muss aber dennoch alle GSPRs und PMS-Verpflichtungen erfüllen.

• Klasse B, C, D: Die Bewertung durch eine Benannte Stelle ist obligatorisch. Stellen Sie sich auf zusätzliche Anforderungen wie detaillierte klinische Nachweise, PMPF-Pläne und QMS-Audits ein.

Referenz: Artikel 48 und die Anhänge IX bis XI der IVDR, welche die Konformitätsbewertungswege für jede Klasse beschreiben.

Wichtige Erwägungen für Hersteller

Sprache und Format

• Muss klar, strukturiert und durchsuchbar sein, idealerweise mit einem logischen Inhaltsverzeichnis und Querverweisen.

• Sprache: Gemäß Artikel 10(14) muss die Dokumentation in einer offiziellen EU-Sprache verfasst sein, die vom jeweiligen Mitgliedstaat akzeptiert wird (oft Englisch, plus die Landessprache für IFUs und Etiketten).

Aktualisierungen und Pflege

• Die technische Dokumentation ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Konformitätssicherung.

• Sie muss Ergebnisse aus PMS-, Vigilanz- und Leistungsbewertungsaktivitäten integrieren.

• Wesentliche Änderungen des Designs oder der Herstellung führen zu Aktualisierungen und in einigen Fällen zu einer erneuten Bewertung.

Referenz: Artikel 56 und Anhang XIII (Vigilanz- und PMS-Verpflichtungen).

Rückverfolgbarkeit und UDI

• Jedes Produkt muss eine einmalige Produktkennung (Unique Device Identification – UDI) tragen, die konsistent in der technischen Akte, der Konformitätserklärung und in EUDAMED erfasst ist.

Tipps für eine konforme technische Akte

• Ordnen Sie jeden Abschnitt explizit den GSPRs aus Anhang I zu, um die Konformität auf einen Blick zu zeigen.

• Fügen Sie Verifizierungs- und Validierungsprotokolle sowie Berichte hinzu, nicht nur Zusammenfassungen.

• Für software- oder algorithmusbasierte IVDs fügen Sie die Dokumentation des Lebenszyklus hinzu (z. B. Konformität mit IEC 62304).

• Fügen Sie eine unterzeichnete Konformitätserklärung gemäß Anhang IV bei.

• Führen Sie ein Änderungsprotokoll und ein System zur Versionskontrolle, damit Benannte Stellen Aktualisierungen leicht nachvollziehen können.

Checkliste für die technische Dokumentation von IVDs

Um Ihren Prozess zu vereinfachen, finden Sie hier eine allgemeine Checkliste der wesentlichen Elemente für Ihre technische Dokumentation nach Anhang II:

Produktbeschreibung & Verwendungszweck

Geben Sie eine vollständige und präzise Beschreibung des IVD-Produkts an, einschließlich Handelsname, Modell, Zubehör und Varianten. Formulieren Sie den Verwendungszweck (Diagnose, Screening, Überwachung oder Prognose), die Zielgruppe, das Anwenderprofil (Fachpersonal oder Laien) und die Probenarten klar und deutlich. Dieser Abschnitt bildet die Grundlage für die Risikoklassifizierung und die Konformitätsbewertung.

Risikomanagementakte (gemäß ISO 14971)

Führen Sie eine Risikomanagementakte, die die systematische Identifizierung, Bewertung, Beherrschung und Überwachung von Risiken über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg aufzeigt. Fügen Sie eine Risikoanalyse, Nutzen-Risiko-Bewertung und Nachweise über Risikominimierungsmaßnahmen bei. Die Akte sollte anhand von Daten aus der Überwachung nach dem Inverkehrbringen kontinuierlich aktualisiert werden.

GSPR-Checkliste (Anhang I)

Erstellen Sie eine Checkliste, die jede grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderung unterstützenden Nachweisen wie Konstruktionsdokumenten, Prüfberichten und Leistungsdaten zuordnet. Dies belegt die Einhaltung wesentlicher Anforderungen wie der chemischen, biologischen und elektrischen Sicherheit, der Kennzeichnung und der Leistungszuverlässigkeit.

Herstellungs- und Entwicklungsprüfungen

Beschreiben Sie alle Entwicklungs- und Herstellungsschritte, von der Rohstoffbeschaffung bis zur endgültigen Freigabe. Stellen Sie Flussdiagramme, wichtige Details zur Ausrüstung, Prozessvalidierungsdaten und Qualitätskontrollmaßnahmen bereit. Dies sichert die Reproduzierbarkeit und Rückverfolgbarkeit jeder Charge und unterstützt die CE-Kennzeichnung.

Bericht über die wissenschaftliche Validität

Weisen Sie die wissenschaftliche Grundlage für den Verwendungszweck des Produkts nach, indem Sie den Zusammenhang zwischen dem Analyten und einem klinischen Zustand oder physiologischen Zustand herstellen. Nutzen Sie hierzu Peer-Review-Fachliteratur, etablierte Richtlinien oder Konsensdokumente und begründen Sie die klinische Relevanz des Biomarkers.

Daten zur analytischen Leistung

Zeigen Sie, wie genau und zuverlässig das Produkt den vorgesehenen Analyten unter bestimmten Bedingungen misst. Fügen Sie Daten zur Richtigkeit, Präzision, Sensitivität, Spezifität, zu den Nachweis- und Bestimmungsgrenzen sowie zu Interferenzprüfungen bei. Alle Studien müssen nach anerkannten Standards durchgeführt und vollständig dokumentiert werden.

Bericht über die klinische Leistung

Erbringen Sie den Nachweis, dass die Verwendung des Produkts zu korrekten klinischen Entscheidungen und vorteilhaften Ergebnissen führt. Fügen Sie Daten aus prospektiven oder retrospektiven Studien, Literaturberichten und Real-World-Evidence hinzu. Dieser Abschnitt bestätigt, dass sich die analytische Leistung in einem tatsächlichen klinischen Nutzen niederschlägt.

Leistungsbewertungsplan & -bericht

Dokumentieren Sie gemäß Anhang XIII den vollständigen Prozess der Leistungsbewertung.

• Plan (PEP): Skizziert Methoden, Datenquellen und Akzeptanzkriterien für die wissenschaftliche Validität sowie die analytische und klinische Leistung.

• Bericht (PER): Fasst die Ergebnisse zusammen, bewertet das Nutzen-Risiko-Verhältnis und rechtfertigt die fortlaufende Verwendung des Produkts. Beide müssen regelmäßig aktualisiert werden.

PMS-Plan und PMS-Berichte/PSURs

Erstellen Sie einen Plan zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS-Plan), der beschreibt, wie Sicherheits- und Leistungsdaten erfasst und analysiert werden, sobald das Produkt auf dem Markt ist. Reichen Sie regelmäßige PMS-Berichte oder die für Produkte der Klassen C und D obligatorischen regelmäßigen Sicherheitsberichte (PSUR) ein, die Trendanalysen, Vigilanz und Korrekturmaßnahmen abdecken.

Etikettierung, Gebrauchsanweisung (IFU) & UDI-Details

Stellen Sie die endgültige Gestaltung und Inhalte für alle Kennzeichnungen und Gebrauchsanweisungen (IFU) bereit und stellen Sie sicher, dass sie die Anforderungen an Sprache und Lesbarkeit gemäß Anhang I erfüllen. Fügen Sie Details zur einmaligen Produktkennung (UDI) zur Rückverfolgbarkeit hinzu und stellen Sie sicher, dass die Anweisungen Installation, Betrieb, Wartung und Entsorgung abdecken.

Kurzbericht über Sicherheit und Leistung (für Klasse C & D)

Erstellen Sie eine prägnante, öffentliche Zusammenfassung, die den Verwendungszweck des Produkts, wichtige Sicherheits- und Leistungsdaten sowie den klinischen Nutzen hervorhebt. Diese muss in einer klaren, laienverständlichen Sprache verfasst sein und wird zur Transparenz auf EUDAMED veröffentlicht.

Zertifikate und Berichte Benannter Stellen (falls zutreffend)

Fügen Sie relevante Zertifikate (z. B. ISO 13485, CE-Kennzeichnung) und Bewertungsberichte der Benannten Stelle bei. Diese Dokumente bestätigen den Abschluss der Konformitätsbewertung und validieren die Richtigkeit der technischen Dokumentation.

Fazit

Unter der IVDR 2017/746 ist die technische Dokumentation keine bloße regulatorische Formalität – sie ist die Lebensader für Compliance und Marktzugang. Durch den Aufbau einer strukturierten, lebenden Akte, die die Anforderungen der Anhänge II und III widerspiegelt und durch PMS- und Vigilanzdaten stets aktuell gehalten wird, stellen Hersteller sicher, dass ihre IVD-Produkte die höchsten Standards der EU für Sicherheit, Leistung und Rückverfolgbarkeit erfüllen.

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