Navigieren durch die IVDR 2017/746: Wie Sie eine konforme technische Dokumentation für IVD-Produkte vorbereiten

Die technische Dokumentation für In-Vitro-Diagnostika (IVD) spielt eine wesentliche Rolle im Rahmen der EU-IVDR 2017/746-Verordnung. Die Dokumentation stellt die Konformität von IVD-Produkten in Bezug auf Sicherheit, Leistung und Qualität über den gesamten Lebenszyklus des Produkts sicher. Das Dokumentenpaket deckt alle Aspekte ab, einschließlich Design, Produktion, klinische Daten, Risikomanagement und der Strategie zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen.

Anhang II der IVDR verpflichtet Hersteller zur Erstellung einer technischen Dokumentation, bevor sie ihre Produkte auf dem EU-Markt bereitstellen. Die technische Dokumentation sollte von den Herstellern auf dem neuesten Stand gehalten werden, um die CE-Kennzeichnung zu erhalten und aufrechtzuerhalten.

Technische Dokumentation gemäß IVDR

Die technische Dokumentation bezieht sich auf den vollständigen Satz von Dokumenten, die die Konformität des IVD gemäß der IVDR belegen.

 Sie umfasst alle Phasen des IVD-Lebenszyklus, einschließlich der Entwicklung und der Verwendungszwecke.

Rechtliche Grundlage:

• Artikel 10 Absatz 4: legt fest, dass Hersteller verpflichtet sind, vor dem Inverkehrbringen des Produkts eine technische Dokumentation zu erstellen.

• Artikel 10 Absatz 9: verlangt, dass diese Dokumentation den Bestimmungen in Anhang II und Anhang III entspricht.

Es handelt sich um ein lebendes Dokument, das aktiv aktualisiert werden muss.

Struktur der technischen Dokumentation

1. Die IVDR unterteilt die technische Dokumentation in zwei Hauptabschnitte.

Anhang II – Technische Dokumentation (Kernakte) aus Anhang II (Abschnitte 1 bis 6), IVDR 2017/746

2. Anhang III – Technische Dokumentation über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS)

Anhang III der Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR) enthält die technische Dokumentation zu den Anforderungen nach dem Inverkehrbringen zur Ergänzung der Entwicklungs- und Pre-Market-Informationen in Anhang II. Während Anhang II die anfängliche Konformität nachweist, stellt Anhang III sicher, dass das IVD die GSPRs während seines gesamten Lebenszyklus erfüllt. Dies ist wichtig, da die Verwendung in der Praxis Risiken, Leistungsmuster oder Probleme bei den Anwendern aufdecken kann, die bei der Bewertung vor dem Inverkehrbringen möglicherweise nicht offensichtlich wurden.

In Übereinstimmung mit Artikel 10 Absatz 9 müssen Hersteller eine PMS-Dokumentation gemäß Anhang III erstellen und aktualisieren, um sie in die vollständige technische Dokumentation des IVD aufzunehmen.

PMS-Plan - Der zentrale Fahrplan

Der PMS-Plan ist der zentrale Fahrplan für die kontinuierliche Überwachung des IVD nach dem Inverkehrbringen.

Er sollte auf das IVD zugeschnitten und proportional zur Risikoklasse sowie zum Verwendungszweck des IVD sein.

Wichtige zu dokumentierende Elemente:

Regulatorischer Referenzwert: Anhang III Teil 1(a), IVDR 2017/746.

PMS-Bericht für IVD-Produkte der Klasse A

• Für nicht sterile IVD-Produkte der Klasse A gestattet die IVDR einen einfachen PMS-Bericht.

• Inhalt: Zusammenfassung der PMS-Aktivitäten, wichtige Ergebnisse, Reklamationen, CAPA-Maßnahmen und Trends.

• Häufigkeit: Dieser Bericht muss den zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden.

• Zweck: Zum Nachweis, dass auch IVD-Produkte mit geringem Risiko sicher sind und wie vorgesehen funktionieren.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1(b) und Artikel 80.

Regelmäßiger aktualisierter Bericht über die Sicherheit (PSUR) für Produkte der Klassen B, C und D

Der regelmäßige aktualisierte Bericht über die Sicherheit (PSUR) ist gemäß der IVDR der EU obligatorisch.

• Er gilt für die höheren Risikoklassen von IVD, das heißt die Klassen B, C und D.

• Der PSUR ist ein detaillierteres und umfassenderes Dokument als der standardmäßige Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS).

Häufigkeit der Übermittlung:

Die Häufigkeit der Übermittlung ist in der folgenden Tabelle aufgeführt:

Anforderungen an den Inhalt:

Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Analyse der PMS-Daten.

• Zusammenfassung aller ergriffenen Vorbeuge- und Korrekturmaßnahmen.

• Begründung für positive Nutzen-Risiko-Schlussfolgerungen.

• Informationen über das Umsatzvolumen und die Verwendung des Produkts.

• Identifizierung von Trends, die auf Sicherheitsbedenken hindeuten.

Einreichung und Überprüfung:

Klasse C und D: Der PSUR sollte über das EUDAMED-Portal eingereicht werden und wird von der benannten Stelle überprüft.

Klasse B: Wird der benannten Stelle auf Anfrage zur Verfügung gestellt.

Referenzen: Anhang III Abschnitt 1(c) und Artikel 81, IVDR 2017/746.

Post-Market Leistungs-Follow-up (PMPF)

PMPF-Plan ist ein spezieller Teil des PMS-Plans, der sich mit wissenschaftlichen und leistungsbezogenen Fragen auf lange Sicht befasst. Er ist besonders erforderlich, wenn:

• Restrisiken trotz Risikominimierungsmaßnahmen bestehen bleiben.

• Klinische Informationen zum Zeitpunkt der Markteinführung begrenzt sind wie bei neuartigen Biomarkern oder seltenen Krankheiten.

• Weitere Entwicklungen oder Verbesserungen die Leistung beeinflussen können.

• Der PMPF-Plan umfasst Folgendes:

• Zielsetzung (zum Beispiel zur Bewertung der Langzeitstabilität eines Reagenzes oder klinischer Cut-off-Werte).

• Aktivitäten einschließlich prospektiver Nachbeobachtungen, Register, Feedback von Anwendern oder klinischer Prüfungen nach dem Inverkehrbringen.

• Entscheidungskriterien, wenn die Ergebnisse eine sich verschlechternde Leistung oder neu auftretende Gefahren zeigen.

Die Ergebnisse des Herstellers müssen in den PMPF-Bewertungsbericht aufgenommen werden, der dann in den Leistungsbewertungsbericht (PER) und die Risikomanagementakte einfließt.

Ref.: Anhang III Abschnitt 1(d) und Anhang XIII Teil B.

Integration in die technische Dokumentation und das Qualitätssystem

Anhang III schreibt vor, dass alle PMS-Ergebnisse in das übergeordnete Qualitätsmanagementsystem integriert werden müssen:

• Risikomanagement: Alle neuen Risiken oder Trends müssen zur Aktualisierung der ISO 14971 Risikomanagement Akte und der GSPR-Checkliste führen.

• Leistungsbewertung: Informationen müssen in die kontinuierlichen Leistungsbewertungsstudien nach Anhang XIII einfließen.

• Korrekturmaßnahmen: Alle neuen Sicherheitsinformationen können zu einer Sicherheitskorrekturmaßnahme im Feld (FSCA) oder einer Aktualisierung der Kennzeichnung beziehungsweise der Gebrauchsanweisung führen.

Dieser Rückkopplungskreis trägt dazu bei, dass alle nach dem Inverkehrbringen erfassten Daten die gesamte technische Dokumentation des Medizinprodukts verbessern.

Vorschläge für die praktische Umsetzung

• Vorausplanung: Erstellen Sie bereits während der Produktentwicklung Pläne für PMS und PMPF, um eine nahtlose Integration zu erleichtern.

• Vorlagen: Nutzen Sie Vorlagen für PMS und PSUR, die den Anforderungen der benannten Stelle entsprechen.

• Datenanalyse: Nutzen Sie statistische Methoden für die Trendanalyse, um die Anforderungen der IVDR zur frühzeitigen Signalerkennung zu erfüllen.

• Dokumentenhistorie: Dokumentieren Sie alle Änderungen, um sie rückverfolgbar zu machen.

• Vorbereitung auf EUDAMED: Bereiten Sie sich auf die elektronische Übermittlung von PSUR und Vigilanzberichten vor, sobald die EUDAMED-Module einsatzbereit sind.

Übersichtstabelle: Ergebnisse nach Anhang III nach Produktklasse

Unterschiede bei der Dokumentation für verschiedene Klassen

Der Umfang der Dokumentation und Analyse nimmt mit der Klasse des Produkts zu:

• Klasse A (nicht steril): Eine Selbsterklärung ist zulässig. Die Dokumentation ist weniger komplex, muss aber dennoch alle GSPRs und PMS-Pflichten erfüllen.

• Klassen B, C, D: Eine Bewertung durch eine benannte Stelle ist erforderlich. Es können weitere Anforderungen zu erwarten sein, einschließlich klinischer Nachweise, des PMPF-Plans und eines QMS-Audits.

Siehe: Artikel 48 und die Anhänge IX bis XI der IVDR.

Wichtige Punkte für Hersteller

Sprache und Layout

• Muss klar, gut strukturiert und durchsuchbar sein, idealerweise mit einem ordentlichen Inhaltsverzeichnis und Querverweisen.

• Sprache: Gemäß Artikel 10 Absatz 14 sollten die Dokumente in einer der von den EU-Mitgliedstaaten offiziell anerkannten Sprachen abgefasst sein (in der Regel Englisch sowie die jeweilige Landessprache für Gebrauchsanweisungen und Etiketten).

Updates und Wartung

• Die technische Dokumentation ist ein fortlaufendes Mittel zum Nachweis der Konformität.

• Sie muss auf den Ergebnissen der Vigilanz- und Leistungsbewertungsprozesse basieren.

• Änderungen am Design oder an den Herstellungsprozessen führen zu Aktualisierungen und manchmal zu einer Neubewertung.

Referenz: Artikel 56 und Anhang XIII (Vigilanz und PMS).

UDI und Rückverfolgbarkeit

• Jedem Produkt ist eine eindeutige Produktidentifikationsnummer (UDI) zuzuweisen, die in der gesamten technischen Dokumentation, der Konformitätserklärung und in EUDAMED einheitlich verwendet werden muss.

Tipps für eine konforme technische Dokumentation

• Verknüpfen Sie jeden Punkt in der technischen Dokumentation mit den GSPRs aus Anhang I.

• Protokolle und Berichte zur Verifizierung und Validierung sollten in die technische Dokumentation aufgenommen werden und nicht nur Zusammenfassungen.

• Fügen Sie für IVDs mit Algorithmen oder Software Nachweise über das Lebenszyklusmanagement hinzu wie nach IEC 62304.

• Unterzeichnete Konformitätserklärung nach Anhang IV.

• Verfolgen Sie alle Änderungen in einem versionskontrollierten Änderungsprotokoll.

Checkliste für die technische Dokumentation von IVD

Hier ist eine allgemeine Liste von Punkten, die Ihre technische Dokumentation nach Anhang II besser strukturieren:

Beschreibung des Produkts und seines vorgesehenen Verwendungszwecks

Geben Sie eine detaillierte Beschreibung des IVD-Produkts an, einschließlich Handelsname, Modell, Zubehör und verschiedener Varianten. Erläutern Sie den Zweck des IVD (Diagnose, Screening, Überwachung oder Prognose), die Zielgruppe, das Anwenderprofil (Fachpersonal oder Laien) und die beteiligten Proben. Hier legen Sie die Grundlage für die Bestimmung der Risikoklasse und die Konformitätsbewertung.

Risikomanagementakte (gemäß ISO 14971)

Führen Sie eine Risikomanagementakte, um zu zeigen, dass die systematische Risikoidentifikation, Risikobewertung, Risikobeherrschung und Risikoüberwachung während des gesamten Produktlebenszyklus erfolgt. Sie sollte Informationen über die Risikoanalyse, die Nutzen-Risiko-Bewertung und den Nachweis enthalten, dass Maßnahmen zur Risikobeherrschung vorhanden sind. Die Risikomanagementakte sollte auf der Grundlage von Daten aus der Überwachung nach dem Inverkehrbringen ständig aktualisiert werden.

GSPR-Checkliste (aus Anhang I)

Erstellen Sie eine Checkliste, die jede grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderung mit dem entsprechenden Nachweis abgleicht, also mit Entwicklungsakten, Prüfberichten und Leistungsdaten. Sie weisen damit die Konformität mit den allgemeinen Anforderungen an die chemische, biologische und elektrische Sicherheit, die Kennzeichnung und die Leistung nach.

Herstellungs- und Entwicklungsprüfungen

Beschreiben Sie jede Phase der Entwicklung und Herstellung des Produkts, angefangen bei der Beschaffung der Rohstoffe bis hin zur Endfreigabe. Machen Sie Angaben zu Flussdiagrammen, den wichtigsten verwendeten Geräten, der Prozessvalidierung und der Qualitätskontrolle.

Wissenschaftlicher Validierungsbericht

Zeigen Sie die wissenschaftliche Begründung für den vorgesehenen Verwendungszweck Ihres IVD-Produkts auf, indem Sie den Zusammenhang zwischen dem Analyten und einem klinischen Zustand oder physiologischen Status beschreiben. Stützen Sie den Bericht auf von Experten geprüfte Literatur, Leitlinien oder Konsensdokumente und erläutern Sie die klinische Relevanz des Biomarkers.

Analytische Leistungsdaten

Legen Sie Informationen vor, die die analytische Leistung des Produkts belegen. Dazu gehören Daten zur Richtigkeit, Präzision, Sensitivität, Spezifität, Nachweis- und Bestimmungsgrenzen sowie Interferenzstudien. Alle Studien sollten nach anerkannten Standards durchgeführt und detailliert beschrieben werden.

Klinischer Leistungsbericht

Präsentieren Sie Daten, die belegen, dass die Verwendung des Produkts zu einer ordnungsgemäßen klinischen Entscheidungsfindung und zu einem positiven Ergebnis führt. Sie sollten Daten aus prospektiven oder retrospektiven Studien, Literaturrecherchen oder anderen Quellen für klinische Nachweise aus der Praxis vorlegen.

Leistungsbewertungsplan und Leistungsbewertungsbericht

• Beschreiben Sie gemäß Anhang XIII den gesamten Prozess der Leistungsbewertung.

• Leistungsbewertungsplan (PEP): Beschreibt die angewandten Methoden, Informationsquellen und Akzeptanzkriterien für die wissenschaftliche Validität sowie die analytische und klinische Leistung im Detail.

Leistungsbewertungsbericht (PER): Beschreibt die Ergebnisse, bewertet das Nutzen-Risiko-Verhältnis und begründet die kontinuierliche Verwendung des Produkts.

PMS-Plan und PMS- beziehungsweise PSUR-Berichte

Erstellen Sie einen Plan für die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS), der die Methoden zur Erfassung und Analyse von Sicherheits- und Leistungsdaten nach dem Inverkehrbringen des Produkts beschreibt. Legen Sie die für die Klassen C und D erforderlichen PMS-Berichte oder regelmäßigen aktualisierten Berichte über die Sicherheit (PSURs) vor, in denen Trendanalysen, Vigilanz und Korrekturmaßnahmen behandelt werden.

Etikettierung, IFU und UDI-Informationen

Stellen Sie die endgültige Gestaltung und den Inhalt aller Etiketten und Gebrauchsanweisungen (IFUs) bereit. Diese sollten gemäß den Anforderungen für Anhang I erstellt werden und UDI-Informationen sowie Anweisungen für die Installation, den Betrieb, die Wartung und die Entsorgung enthalten.

Kurzbericht über Sicherheit und Leistung (für Klasse C und D)

Erstellen Sie eine kurze, öffentlich zugängliche Zusammenfassung des Produkts mit Informationen über den vorgesehenen Verwendungszweck, Sicherheits- und Leistungsdaten sowie den klinischen Nutzen der Verwendung des Produkts. Dieses Dokument sollte leicht verständlich und in einer nicht-technischen Sprache verfasst sein; es wird auf EUDAMED veröffentlicht.

Zertifikate und Berichte der benannten Stellen (falls zutreffend)

Legen Sie entsprechende Zertifikate (zum Beispiel ISO 13485, CE-Kennzeichnung) und Bewertungsberichte der benannten Stelle vor, die den Abschluss des Konformitätsbewertungsverfahrens und die Richtigkeit der technischen Dokumentation belegen.

Fazit

Gemäß der IVDR 2017/746 ist die technische Dokumentation nicht nur eine regulatorische Anforderung; sie ist ein Instrument für den Marktzugang. Durch die Erstellung einer strukturierten und ständig aktualisierten technischen Dokumentation, die den Anhängen II und III der Verordnung entspricht, stellen IVD-Hersteller sicher, dass ihre Medizinprodukte den hohen Standards für Sicherheit, Leistung und Rückverfolgbarkeit genügen.

Wie Morulaa HealthTech helfen kann

Morulaa HealthTech unterstützt IVD-Hersteller bei der Erstellung und Aktualisierung der technischen Dokumentation gemäß der IVDR 2017/746. Wir führen Gap-Analysen durch, erstellen oder aktualisieren die vollständige technische Dokumentation (Anhang II und III) und entwickeln solide PMS- und PMPF-Pläne.

Wir garantieren, dass unsere Kunden über Nachweise für die klinische und analytische Leistung verfügen, die Risikomanagementverfahren auf ISO 14971 abgestimmt sind und die Einreichung bei der benannten Stelle sowie bei EUDAMED reibungslos verläuft.

Darüber hinaus liefern wir fortlaufende Aktualisierungen in Form von PMS-Berichten, PSURs und Designänderungen, um Ihre technische Dokumentation auf dem neuesten Stand zu halten.