Navigieren durch die IVDR 2017/746: Wie Sie eine konforme technische Dokumentation für IVD-Produkte vorbereiten

Einführung

Die technische Dokumentation für In-vitro-Diagnostika (IVD) ist das Rückgrat der regulatorischen Konformität unter der EU IVDR 2017/746. Sie dient als Nachweis dafür, dass ein IVD-Produkt während seines gesamten Lebenszyklus die Anforderungen an Sicherheit, Leistung und Qualität erfüllt. Diese umfassende Sammlung von Dokumenten erstreckt sich über das Design des Produkts, die Herstellung, die klinische Evidenz, das Risikomanagement sowie die Strategien zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen.

Gemäß Anhang II der IVDR müssen Hersteller die Dokumentation zusammenstellen, bevor sie das Produkt auf dem EU-Markt bereitstellen, und sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand bleibt. Zudem müssen Hersteller diese Dokumentation erstellen und pflegen, um die CE-Kennzeichnung zu erlangen sowie aufrechterhalten und die Konformitätsbewertung durch Benannte Stellen erfolgreich zu bestehen.

Was ist die technische Dokumentation unter der IVDR?

Die technische Dokumentation ist die umfassende Akte, die die Konformität eines IVD mit der IVDR nachweist.
Sie deckt jede Phase des Produktlebenszyklus ab, vom Design und der Zweckbestimmung bis hin zu Herstellung, Validierung und der Nachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen.

Rechtliche Grundlage:

• Artikel 10 Absatz 4: verpflichtet Hersteller dazu, die technische Dokumentation zu erstellen, bevor sie ein Produkt in den Verkehr bringen.

• Artikel 10 Absatz 9: verlangt, dass die Dokumentation dem Anhang II sowie dem Anhang III entspricht und für Kontrollen durch zuständige Behörden oder Benannte Stellen bereitgehalten wird.

Es handelt sich um ein lebendes Dokument, das aktiv aktualisiert werden muss.

Struktur der technischen Dokumentation

Die IVDR unterteilt die technische Dokumentation in zwei Hauptteile.

Anhang II – Technische Dokumentation (Kernakte) aus Anhang II (Punkte 1 bis 6), IVDR 2017/746.

Anhang III – Technische Dokumentation über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS)

Anhang III der Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR) legt die Anforderungen nach dem Inverkehrbringen fest, die die Design und Pre-Market-Nachweise aus Anhang II ergänzen. Während Anhang II die anfängliche Konformität belegt, stellt Anhang III sicher, dass ein IVD die grundlegenden Sicherheits und Leistungsanforderungen (GSPRs) während seines gesamten Lebenszyklus weiterhin erfüllt. Dies ist von entscheidender Bedeutung, da die Anwendung in der Praxis häufig neue Risiken, Leistungstrends oder Anwenderprobleme offenbart, die bei den Prüfungen vor dem Inverkehrbringen nicht zutage getreten sind.

Gemäß Artikel 10 Absatz 9 müssen Hersteller die in Anhang III beschriebene Dokumentation zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen erstellen und auf dem neuesten Stand halten sowie in die gesamte technische Dokumentation integrieren.

PMS-Plan – Der zentrale Fahrplan

Der PMS-Plan ist der Entwurf für die kontinuierliche Überwachung des IVD-Produkts nach dessen Bereitstellung auf dem Markt.

Er muss produktspezifisch sein sowie in einem angemessenen Verhältnis zur Risikoklasse, der Zweckbestimmung und der Komplexität des Produkts stehen.

Wichtige zu dokumentierende Elemente:

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe a, IVDR 2017/746.

Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen für Produkte der Klasse A

Für nicht-sterile Produkte der Klasse A erlaubt die IVDR eine vereinfachte Berichterstattung, die als Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen bezeichnet wird.

• Inhalt: Zusammenfassung der Überwachungsaktivitäten nach dem Inverkehrbringen, die wichtigsten Ergebnisse, Reklamationen, CAPA-Maßnahmen sowie eventuelle Trendberichte.

• Häufigkeit: Muss bei Bedarf aktualisiert und den zuständigen Behörden auf Verlangen zur Verfügung gestellt werden (keine automatische Übermittlung).

• Zweck: Belegt, dass auch IVD-Produkte mit geringem Risiko sicher bleiben und die vorgesehene Leistung erbringen.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe b und Artikel 80.

Sicherheitsbericht (PSUR) – Für Produkte der Klassen B, C und D

Der regelmäßige aktualisierte Sicherheitsbericht (PSUR) ist eine regulatorische Anforderung unter der europäischen In-vitro-Diagnostika-Verordnung (IVDR).

• Er gilt für IVD-Produkte mit höherem Risiko (Klassen B, C und D).

• Der PSUR ist ein detaillierteres und umfassenderes Dokument als der einfache Bericht über die Überwachung nach dem Inverkehrbringen.

Häufigkeit der Berichterstattung:

Die Tabelle gibt an, wie oft Hersteller den PSUR ausarbeiten und vorlegen müssen:

Anforderungen an den Inhalt:

• Ergebnisse und Schlussfolgerungen aus der Analyse der Überwachungsdaten nach dem Inverkehrbringen.

• Zusammenfassung aller ergriffenen Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.

• Begründung dafür, dass das Nutzen-Risiko-Verhältnis weiterhin positiv ausfällt.

• Daten zum Absatzvolumen und Schätzungen zur Nutzung des Produkts.

• Identifizierung von Trends, die auf potenzielle Sicherheitssignale hindeuten könnten.

Einreichung und Prüfung:

• Klassen C und D: Der PSUR muss in EUDAMED hochgeladen werden und wird von der Benannten Stelle geprüft.

• Klasse B: Muss der Benannten Stelle auf Verlangen vorgelegt werden.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe c und Artikel 81, IVDR 2017/746.

Leistungsnachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen (PMPF)

Der PMPF-Plan ist ein spezieller Teil des PMS-Plans, der sich mit langfristigen wissenschaftlichen Fragestellungen und Leistungsaspekten befasst.
Er ist besonders wichtig, wenn:

• Nach der Umsetzung von Maßnahmen zur Risikominderung noch Restrisiken bestehen.

• Bei der Markteinführung nur begrenzte klinische Daten vorliegen (wie beispielsweise bei neuartigen Biomarkern oder seltenen Erkrankungen).

• Kontinuierliche Verbesserungen oder Softwareaktualisierungen die Leistung beeinflussen könnten.

Der PMPF-Plan sollte Folgendes beinhalten:

• Spezifische Ziele (wie die Bestätigung der Langzeitstabilität eines Reagenzes oder die Verifizierung klinischer Grenzwerte).

• Methoden wie prospektive klinische Nachbeobachtungen, Register, Programme für Anwenderfeedback oder klinische Studien nach dem Inverkehrbringen.

• Auslöser für Maßnahmen, falls die Ergebnisse auf eine nachlassende Leistung oder neue Gefahren hindeuten.

Der Hersteller muss die Ergebnisse in einem PMPF-Bewertungsbericht dokumentieren, der wiederum in den Leistungsbewertungsbericht und die Risikomanagementakte einfließt.

Referenz: Anhang III Abschnitt 1 Buchstabe d und Anhang XIII Teil B.

Integration in die technische Dokumentation und das Qualitätssystem

Anhang III verlangt, dass alle Ergebnisse der Überwachung nach dem Inverkehrbringen in das übergeordnete QMS einfließen:

• Risikomanagement: Neue Risiken oder Trendsignale müssen zu einer Aktualisierung der Risikodokumentation nach ISO 14971 sowie der GSPR-Checkliste führen.

• Leistungsbewertung: Die Daten müssen in die laufenden Bewertungen der klinischen und analytischen Leistung einfließen (Anhang XIII).

• Korrekturmaßnahmen: Schwerwiegende Erkenntnisse zur Sicherheit können Sicherheitskorrekturmaßnahmen im Feld (FSCA) oder Aktualisierungen der Kennzeichnung sowie der Gebrauchsanweisungen auslösen.

Dieses geschlossene Kreislaufsystem stellt sicher, dass die nach dem Inverkehrbringen gewonnenen Erkenntnisse die gesamte technische Dokumentation des Produkts im Laufe der Zeit stärken.

Praktische Tipps für die Umsetzung

• Frühzeitig planen: Entwerfen Sie PMS- und PMPF-Pläne bereits während der Produktentwicklung, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

• Vorlagen nutzen: Verwenden Sie einheitliche Formate für PMS-Berichte und PSURs, die den Erwartungen der Benannten Stellen entsprechen.

• Datenanalyse: Nutzen Sie statistische Werkzeuge für Trendanalysen, um der IVDR-Anforderung zur proaktiven Signalerkennung nachzukommen.

• Versionskontrolle: Führen Sie eine Versionshistorie der Dokumente, um nachzuweisen, wann und wie die jeweiligen Aktualisierungen vorgenommen wurden.

• Bereitschaft für EUDAMED: Bereiten Sie sich auf die elektronische Übermittlung von PSURs und die Vigilanzberichterstattung vor, sobald die entsprechenden EUDAMED-Module in Betrieb gehen.

Übersichtstabelle: Dokumente nach Anhang III je nach Produktklasse

Klassenbasierte Unterschiede in der Dokumentation

Die Tiefe und die Prüfungsintensität der technischen Dokumentation steigen mit der Risikoklasse des Produkts:

• Klasse A (nicht-steril): Eine Selbsterklärung ist zulässig. Die Dokumentation ist einfacher gehalten, muss aber dennoch alle GSPRs und PMS-Verpflichtungen erfüllen.

• Klasse B, C, D: Die Bewertung durch eine Benannte Stelle ist zwingend vorgeschrieben. Stellen Sie sich auf zusätzliche Anforderungen wie detaillierte klinische Evidenz, PMPF-Pläne und QMS-Audits ein.

Referenz: Artikel 48 sowie die Anhänge IX bis XI der IVDR, welche die Konformitätsbewertungswege für jede Klasse beschreiben.

Wichtige Überlegungen für Hersteller

Sprache und Format

• Die Dokumentation muss klar, strukturiert und durchsuchbar sein, idealerweise mit einem logischen Inhaltsverzeichnis und Querverweisen.

• Sprache: Gemäß Artikel 10 Absatz 14 muss die Dokumentation in einer offiziellen EU-Amtssprache verfasst sein, die vom jeweiligen Mitgliedstaat akzeptiert wird (häufig ist dies Englisch, zuzüglich der jeweiligen Landessprache für die Gebrauchsanweisungen und Etiketten).

Aktualisierungen und Pflege

• Die technische Dokumentation ist ein Werkzeug zur kontinuierlichen Einhaltung der Vorschriften.

• Sie muss die Ergebnisse aus der Überwachung nach dem Inverkehrbringen, der Vigilanz und den Leistungsbewertungen integrieren.

• Wesentliche Änderungen am Design oder am Herstellungsprozess ziehen Aktualisierungen und in bestimmten Fällen eine erneute Bewertung nach sich.

Referenz: Artikel 56 und Anhang XIII (Vigilanz- und PMS-Verpflichtungen).

Rückverfolgbarkeit und UDI

• Jedes Produkt muss eine einmalige Produktkennung (UDI) tragen, die in der technischen Dokumentation, der Konformitätserklärung und in EUDAMED einheitlich erfasst ist.

Tipps für eine regelkonforme technische Akte

• Ordnen Sie jeden Abschnitt explizit den GSPRs in Anhang I zu, um die Konformität auf einen Blick nachzuweisen.

• Fügen Sie die Protokolle und Berichte zur Verifizierung und Validierung bei, nicht bloß Zusammenfassungen.

• Fügen Sie bei software- oder algorithmusbasierten IVD-Produkten die Dokumentation zum Lebenszyklus bei (beispielsweise den Nachweis der Konformität mit IEC 62304).

• Fügen Sie eine unterzeichnete Konformitätserklärung gemäß Anhang IV bei.

• Führen Sie ein Änderungsprotokoll und ein System zur Versionskontrolle, damit die Benannten Stellen Aktualisierungen mühelos nachvollziehen können.

Checkliste für die technische Dokumentation von IVD

Um Ihren Prozess zu vereinfachen, finden Sie hier eine allgemeine Checkliste der wesentlichen Elemente für Ihre technische IVD-Dokumentation aus Anhang II:

Produktbeschreibung und Zweckbestimmung

Liefern Sie eine vollständige und präzise Beschreibung des IVD-Produkts, einschließlich des Handelsnamens, des Modells, des Zubehörs und der Varianten. Beschreiben Sie die Zweckbestimmung (Diagnose, Screening, Überwachung oder Prognose), die Zielgruppe, das Anwenderprofil (Fachpersonal oder Laien) und die Probenarten im Detail. Dieser Abschnitt bildet die Grundlage für die Risikoklassifizierung und die Konformitätsbewertung.

Risikomanagementakte (nach ISO 14971)

Führen Sie eine Risikomanagementakte, die die systematische Identifizierung, Bewertung, Beherrschung und Überwachung von Risiken während des gesamten Lebenszyklus des Produkts belegt. Fügen Sie eine Risikoanalyse, eine Nutzen-Risiko-Bewertung sowie Nachweise über Maßnahmen zur Risikominimierung bei. Die Akte sollte anhand der Daten aus der Überwachung nach dem Inverkehrbringen kontinuierlich aktualisiert werden.

GSPR-Checkliste (Anhang I)

Erstellen Sie eine Checkliste, die jede einzelne grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderung den entsprechenden Nachweisen wie Designdokumenten, Prüfberichten und Leistungsdaten zuordnet. Dies belegt die Einhaltung wesentlicher Anforderungen wie der chemischen, biologischen und elektrischen Sicherheit, der Kennzeichnung sowie der Zuverlässigkeit der Leistung.

Herstellungs- und Designlenkung

Beschreiben Sie alle Schritte im Design- und Herstellungsprozess, von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur endgültigen Freigabe. Stellen Sie Flussdiagramme, Details zu wichtigen Geräten, Daten zur Prozessvalidierung sowie Qualitätskontrollmaßnahmen bereit. Dies sichert die Reproduzierbarkeit und Rückverfolgbarkeit jeder Charge und unterstützt die CE-Kennzeichnung.

Bericht über die wissenschaftliche Validität

Belegen Sie die wissenschaftliche Grundlage für die Zweckbestimmung des Produkts, indem Sie den Zusammenhang zwischen dem Analyten und einem klinischen Zustand oder physiologischen Status herstellen. Stützen Sie sich dabei auf von Experten geprüfte Fachliteratur, etablierte Leitlinien oder Konsensdokumente und begründen Sie die klinische Relevanz des Biomarkers.

Daten zur analytischen Leistung

Zeigen Sie auf, wie präzise und zuverlässig das Produkt den vorgesehenen Analyten unter bestimmten Bedingungen misst. Fügen Sie Daten zur Richtigkeit, Präzision, Sensitivität, Spezifität, zu den Nachweis- und Bestimmungsgrenzen sowie zu Interferenzprüfungen bei. Alle Studien müssen nach anerkannten Standards durchgeführt und lückenlos dokumentiert werden.

Bericht über die klinische Leistung

Erbringen Sie den Nachweis, dass die Verwendung des Produkts zu korrekten klinischen Entscheidungen und vorteilhaften Ergebnissen führt. Beziehen Sie Daten aus prospektiven oder retrospektiven Studien, Literaturrecherchen sowie Real-World-Evidence mit ein. Dieser Abschnitt bestätigt, dass sich die analytische Leistung in einen tatsächlichen klinischen Nutzen übersetzen lässt.

Plan und Bericht zur Leistungsbewertung

Dokumentieren Sie gemäß Anhang XIII den vollständigen Prozess der Leistungsbewertung.

• Plan (PEP): Beschreibt die Methoden, Datenquellen und Akzeptanzkriterien für die wissenschaftliche Validität, die analytische Leistung und die klinische Leistung.

• Bericht (PER): Fasst die Ergebnisse zusammen, bewertet das Nutzen-Risiko-Verhältnis und begründet die weitere Verwendung des Produkts. Beide Dokumente müssen regelmäßig aktualisiert werden.

PMS-Plan und PMS-Berichte beziehungsweise PSURs

Erstellen Sie einen Plan für die Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS-Plan), in dem beschrieben wird, wie Sicherheits- und Leistungsdaten erfasst und analysiert werden, sobald das Produkt auf dem Markt ist. Legen Sie regelmäßige PMS-Berichte oder die für Produkte der Klassen C und D obligatorischen Sicherheitsberichte (PSUR) vor, die Trendanalysen, Vigilanz und Korrekturmaßnahmen abdecken.

Angaben zu Kennzeichnung, Gebrauchsanweisung und UDI

Stellen Sie die endgültigen Entwürfe und Inhalte für alle Kennzeichnungen und Gebrauchsanweisungen bereit und stellen Sie sicher, dass sie die Anforderungen von Anhang I an Sprache und Lesbarkeit erfüllen. Fügen Sie Angaben zur einmaligen Produktkennung (UDI) für die Rückverfolgbarkeit hinzu und stellen Sie sicher, dass die Anweisungen die Installation, den Betrieb, die Wartung sowie die Entsorgung abdecken.

Kurzbericht über Sicherheit und Leistung (für Klassen C und D)

Erstellen Sie eine prägnante, öffentliche Zusammenfassung, die die Zweckbestimmung des Produkts, wichtige Sicherheits- und Leistungsdaten sowie den klinischen Nutzen hervorhebt. Diese muss in einer klaren, auch für Laien verständlichen Sprache verfasst sein und wird zur Gewährleistung der Transparenz in EUDAMED veröffentlicht.

Zertifikate und Berichte von Benannten Stellen (falls zutreffend)

Fügen Sie relevante Zertifikate (wie ISO 13485 oder die CE-Kennzeichnung) und Bewertungsberichte der Benannten Stelle bei. Diese Dokumente bestätigen den Abschluss der Konformitätsbewertung und validieren die Richtigkeit der technischen Dokumentation.

Fazit

Unter der IVDR 2017/746 ist die technische Dokumentation keine bloße regulatorische Formalität, sondern das Lebenselexier für die Konformität und den Marktzugang. Durch den Aufbau einer strukturierten, lebenden Akte, die die Anforderungen der Anhänge II und III widerspiegelt und durch PMS- sowie Vigilanzdaten stets auf dem neuesten Stand gehalten wird, stellen Hersteller sicher, dass ihre IVD-Produkte die höchsten Standards der EU für Sicherheit, Leistung und Rückverfolgbarkeit erfüllen.

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