Risikomanagementbericht (RMR) gemäß IVDR

Ein Risikomanagement ist unerlässlich, um die Sicherheit und den ordnungsgemäßen Betrieb von In vitro Diagnostika (IVD) zu gewährleisten. Die In vitro Diagnostika Verordnung (IVDR) 2017/746 schreibt Herstellern die Pflicht vor, eine systematische Identifizierung, Bewertung und Beherrschung von Risiken über den gesamten Lebenszyklus ihrer Medizinprodukte hinweg zu implementieren. Zu diesem Zweck bietet die internationale Norm EN ISO 14971:2019 die anerkannte Methodik für ein effektives Risikomanagement von der Auslegung und Entwicklung bis hin zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen. Ergänzend zur Norm bietet der Leitfaden EN ISO/TR 24971:2020 detaillierte Erklärungen und praktische Ratschläge zur Umsetzung von EN ISO 14971 in der Praxis. In Kombination bieten IVDR, EN ISO 14971 und EN ISO/TR 24971 einen einheitlichen Ansatz, der es ermöglicht, das Schadensrisiko nicht nur zu minimieren, sondern es auch gegen den erwarteten klinischen Nutzen abzuwägen.

Regulatorische Grundlagen für das Risikomanagement

Artikel 10  Allgemeine Pflichten der Hersteller

• Gemäß Artikel 10 Absatz 2 ist der Hersteller verpflichtet, ein System für das Risikomanagement gemäß Anhang I Abschnitt 3 einzurichten, zu dokumentieren, anzuwenden und aufrechterhalten.

• Zudem verlangt Artikel 10, dass das Qualitätsmanagementsystem des Herstellers neben anderen Aspekten auch das Risikomanagement umfasst.

• Der vollständige Text von Artikel 10 besagt, dass Hersteller auch die technische Dokumentation auf dem neuesten Stand halten, Änderungen verwalten sowie die Überwachung nach dem Inverkehrbringen und die Vigilanz durchführen müssen.

Artikel 10 legt somit fest, dass Hersteller, die IVDs auf dem EU Markt bereitstellen, zwingend ein Risikomanagementsystem einrichten, pflegen und in das Qualitätsmanagementsystem integrieren müssen.

Anhang I - Grundlegende Sicherheits- und Leistungsanforderungen

Anhang I der IVDR enthält die grundlegenden Sicherheits- und Leistungsanforderungen, welche den umfassenden Rahmen für die inhaltlichen Anforderungen bilden, die das Risikomanagement erfüllen muss.

Die relevanten Teile von Anhang I befinden sich größtenteils in Kapitel I, Abschnitte 1 bis 8, welche die allgemeinen Anforderungen und das Risikomanagement abdecken.

Wesentliche Anforderungen an das Risikomanagement in Anhang I, Kapitel I (Abschnitte 1 bis 8)

Zu den wichtigsten Verpflichtungen in Anhang I in Bezug auf das Risikomanagement gehören:

Risikomanagementplan und Dokumentation

• Der Hersteller ist verpflichtet, für jedes Produkt einen Risikomanagementplan zu erstellen und zu dokumentieren.

• Der Risikomanagementplan muss beschreiben, wie Risiken im Lebenszyklus identifiziert, analysiert, beherrscht und bewertet werden.

Identifizierung und Analyse von Gefährdungen

• Alle bekannten und vorhersehbaren Gefährdungen müssen identifiziert werden, sowohl bei bestimmungsgemäßer Verwendung als auch bei vernünftigerweise vorhersehbarer Fehlanwendung.

• Für jede dieser Gefährdungen muss der Hersteller die Risiken, also das Produkt aus Wahrscheinlichkeit und Schweregrad, abschätzen und analysieren.

Risikobeherrschung (Beseitigung, Minimierung und Restrisiko)

Die Risiken müssen gemäß Anhang I Abschnitt 4 durch Risikobeherrschung unter Berücksichtigung des aktuellen Stands der Technik bei Design, Schutzmaßnahmen und Sicherheitsinformationen wie Warnhinweisen oder Anweisungen beseitigt oder kontrolliert werden.
Die Rangfolge der Maßnahmen ist wie folgt festgelegt:

• Sichere Konstruktion und Herstellung zur Beseitigung oder Reduzierung von Risiken, wo immer dies möglich ist

•  Schutzmaßnahmen wie Alarme oder Abschrankungen

•  Sicherheitsinformationen in Form von Kennzeichnungen oder Gebrauchsanweisungen

Das Restrisiko nach der Umsetzung von Maßnahmen muss akzeptabel sein, und das gesamte Restrisiko muss gegenüber dem Nutzen des Produkts abgewogen werden. Selbst für Risiken, die nicht inakzeptabel sind, muss eine Nutzen Risiko Analyse durchgeführt werden.

Gebrauchsrisiken und menschliche Faktoren

• Der Hersteller muss die Risiken von Anwendungsfehlern berücksichtigen, einschließlich ergonomischer Faktoren, des Wissensstands oder der Ausbildung der Anwender sowie der Einsatzumgebung.

• Die Auslegung muss die Merkmale der Anwender, wie Fachanwender im Vergleich zu Laien, deren Ausbildung und die Umgebung, in der das Produkt verwendet werden soll, berücksichtigen.

Lebensdauer, Haltbarkeit, Belastung, Lagerung und Transport

• Das Produkt muss seine Sicherheit und Leistung während der gesamten Lebensdauer bei normalem Gebrauch, Wartung, Umwelteinflüssen, Lagerung und Transport beibehalten.

• Der Hersteller muss sicherstellen, dass weder Transport noch Lagerung die Sicherheit und Leistung des Produkts beeinträchtigen.

Rückmeldungen nach dem Inverkehrbringen und Aktualisierungen

• Die im Rahmen der Herstellung und der Überwachung nach dem Inverkehrbringen gewonnenen Informationen müssen ausgewertet werden, um neue Gefährdungen, geänderte Häufigkeiten, neue Risiken und Änderungen im Nutzen Risiko Verhältnis zu identifizieren.

• Basierend auf dieser Auswertung sind die Maßnahmen zur Risikobeherrschung bei Bedarf zu aktualisieren oder zu ergänzen.

Anhang I, insbesondere Abschnitt 3 und die angrenzenden Teile, definiert somit die Funktionsweise des Risikomanagementsystems bezüglich Planung, Identifizierung, Bewertung, Beherrschung und Überwachung zur Erfüllung der grundlegenden Anforderungen.

Wesentliche Anforderungen gemäß IVDR Artikel 10 und ANHANG I

• Artikel 10 Absatz 9: verlangt von den Herstellern einen kontinuierlichen Risikomanagementprozess, der in das Qualitätsmanagementsystem integriert ist.

• Anhang I, Abschnitt 3: verpflichtet die Hersteller, Risiken durch Entscheidungen bei der Auslegung und Herstellung so weit wie möglich zu eliminieren oder zu reduzieren.

• Anhang I, Abschnitt 4: fordert, dass verbleibende Restrisiken den Anwendern mitgeteilt werden, beispielsweise durch Gebrauchsanweisungen, Warnhinweise oder Schulungsmaterialien.

• Anhang I, Abschnitt 8: verlangt, dass das Produkt gegen mechanische Gefahren und Umwelteinflüsse wie Stöße, Temperatur oder Feuchtigkeit geschützt ist.

Zusammenspiel mit harmonisierten Normen wie EN ISO 14971:2019

Obwohl die IVDR keine bestimmte Norm vorschreibt, ist die EN ISO 14971 zum Risikomanagement für Medizinprodukte als anerkannter Stand der Technik weithin akzeptiert, um die gesetzlichen Anforderungen auch im Bereich der IVD zu erfüllen.

• Viele Hersteller nutzen die EN ISO 14971 oder deren Abweichungen und Interpretationen als interne Risikomanagementmethodik und stellen sicher, dass die Umsetzung die spezifischen Anforderungen der IVDR erfüllt, wie etwa die Nutzen Risiko Bewertung für alle Risiken und nicht nur für die inakzeptablen.

• Die EN ISO/TR 24971:2020 bietet eine Anleitung zur Anwendung der EN ISO 14971 für Medizinprodukte, wobei Anhang H der EN ISO/TR 24971 speziell auf IVDs eingeht.

Die regulatorische Basis der IVDR wird daher in der Regel dadurch umgesetzt, dass die interne Risikomanagementmethodik, meist EN ISO 14971, an die rechtlichen und spezifischen Anforderungen der IVDR angepasst wird.

EN ISO 14971:2019 als Grundlage für das Risikomanagement

Die EN ISO 14971:2019 ist eine anerkannte internationale Norm für das Risikomanagement von Medizinprodukten und In vitro Diagnostika. Es handelt sich um einen strukturierten, auf den Lebenszyklus ausgerichteten Prozess, der mit den Risikomanagementpflichten der europäischen IVDR übereinstimmt.

Die in den Abschnitten 4 bis 10 festgelegten Prozesselemente umfassen:

• Risikoanalyse (Abschnitt 5)
  Identifizierung bekannter und vorhersehbarer Gefährdungen, Definition potenzieller Ursachen und Bewertung des Risikos nach Wahrscheinlichkeit und Schweregrad.

• Risikobewertung (Abschnitt 6)
  Bewertung, ob ein Risiko unter Berücksichtigung vordefinierter Kriterien akzeptabel ist.

• Risikobeherrschung (Abschnitt 7)
  Umsetzung und Verifizierung von Kontrollmaßnahmen zur Reduzierung von Risiken auf ein akzeptables Maß.

• Bewertung des Gesamt-Restrisikos (Abschnitt 8)
  Analyse des verbleibenden Gesamtrisikos des Produkts nach Anwendung aller Kontrollen und Überprüfung, ob das Gesamt Nutzen Risiko Verhältnis zufriedenstellend ist.

• Herstellungs und Post Market Überwachung (Abschnitt 10)
  Einrichtung eines Mechanismus zur Erfassung von Daten über die Herstellung und die Leistung nach dem Inverkehrbringen wie Feedback, Reklamationen oder Vigilanz und deren Integration in den Risikomanagementprozess.

Definition und Umfang des Risikomanagements unter der IVDR

Im Rahmen der IVDR beschränkt sich das Risikomanagement nicht nur auf rein technische Gefahren, sondern umfasst auch klinische, biologische, gebrauchstauglichkeitsbezogene und softwarebezogene Risiken. Hersteller müssen bei der Umsetzung des Risikomanagements folglich ein breites Spektrum an Risikoarten berücksichtigen.

Diese Verpflichtung gilt für alle Phasen des Produktlebenszyklus:

• Auslegung und Entwicklung: Vorhersehen und Identifizieren potenzieller Gefährdungen sowohl bei bestimmungsgemäßer Verwendung als auch bei Fehlanwendung.

• Herstellung und Produktion: Sicherstellen, dass das Produkt konsistent und mit präventiven Kontrollen hergestellt wird, um Abweichungen oder Fehler, die ein Risiko darstellen könnten, zu vermeiden.

• Phase nach dem Inverkehrbringen: Überwachung der tatsächlichen Nutzung durch Überwachung nach dem Inverkehrbringen und Vigilanz, Identifizierung neuer Sicherheits- und Leistungsaspekte sowie Bewertung ihrer Auswirkungen auf das Risikoprofil.

Aus diesem Grund muss das Risikomanagement gemäß IVDR auf den Lebenszyklus ausgerichtet sein. Der Hersteller muss die Risikomanagementakte oder das Risikomanagementsystem basierend auf neuen Daten wie Berichten über Vorkommnisse, Reklamationen aus der Praxis oder Leistungsproblemen pflegen und aktualisieren. Eine sich ändernde Nutzungsumgebung, veränderte Umweltbedingungen oder die Interaktion mit dem Anwender können dazu führen, dass ursprüngliche Risikoannahmen oder Kontrollen überarbeitet werden müssen.

Dieses lebenszyklusorientierte Risikomanagement steht im Einklang mit der EN ISO 14971:2019, die in Abschnitt 4 eindeutig festlegt, dass der Risikomanagementprozess für alle Phasen des Lebenszyklus eines Medizinprodukts gilt.

Struktur des Risikomanagementberichts

Ein vorschriftsmäßig erstellter Risikomanagementbericht, wie er in Abschnitt 9 der EN ISO 14971:2019 gefordert wird, fasst die Ergebnisse des Risikomanagementprozesses zusammen. Er ist ein zentraler Bestandteil der technischen Dokumentation für interne Prüfungen sowie für externe Audits durch Benannte Stellen oder Behörden.

Die typische Struktur eines konformen Berichts umfasst:

Produktübersicht und Zweckbestimmung

• Kurze Beschreibung des Medizinprodukts oder IVD, einschließlich der medizinischen Zweckbestimmung, der Zielgruppe, der Anwender und der Nutzungsumgebung.

Verweis auf den Risikomanagementplan

• Verknüpfung oder Verweis auf den Risikomanagementplan gemäß Abschnitt 4.4 der EN ISO 14971 mit Beschreibung des Geltungsbereichs, der Verantwortlichen, der Kriterien für die Risikoakzeptanz und der angewandten Methode.

Zusammenfassung der Risikoanalyse und Gefahrenidentifizierung

• Wichtige Ergebnisse der Risikoanalyse, wie identifizierte Gefährdungen, deren Ursachen, Ereignisabfolgen, die zu einem Schaden führen können, und das bewertete Risikoniveau.

Maßnahmen zur Risikobeherrschung und Wirksamkeitsprüfung

• Beschreibung der Maßnahmen zur Minimierung der identifizierten Risiken sowie Nachweise wie Testergebnisse oder Designvalidierungen für deren Wirksamkeit.

Bewertung von Restrisiken und Begründung des Nutzen Risiko Verhältnisses

• Eine umfassende Bewertung der verbleibenden Restrisiken nach Umsetzung der Kontrollmaßnahmen und der Nachweis eines positiven Gesamt Nutzen Risiko Verhältnisses gemäß Abschnitt 8 der EN ISO 14971.

Verknüpfungen zu anderen Dokumenten der technischen Dokumentation

• Verbindung zu den unterstützenden Dokumenten in der technischen Dokumentation, wie dem klinischen Bewertungsbericht, dem Plan zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen oder Dokumenten zur Gebrauchstauglichkeit.

Fazit zur Risikoakzeptanz

• Erklärung, ob das Produkt die Kriterien des Herstellers für die Risikoakzeptanz erfüllt und für die bestimmungsgemäße Verwendung sicher ist.

Integration mit anderer technischer Dokumentation

Fazit

Der Risikomanagementprozess gemäß IVDR 2017/746 und EN ISO 14971:2019 ist weit mehr als nur eine regulatorische Pflicht. Es handelt sich um einen konsistenten und evidenzbasierten Prozess, der darauf abzielt, Patienten zu schützen und eine zuverlässige Leistung des Produkts zu gewährleisten. Die Anwendung des ergänzenden Leitfadens EN ISO/TR 24971, die übersichtliche und aktuelle Führung der Risikodokumentation sowie die Verknüpfung der Risikomanagementergebnisse mit klinischen Nachweisen, der Leistungsbewertung, der Überwachung nach dem Inverkehrbringen und den Anwenderinformationen runden das Gesamtbild der Konformität ab. Dies sichert nicht nur die rechtliche Konformität, sondern stärkt auch das Vertrauen von Regulierungsbehörden, Benannten Stellen, medizinischem Fachpersonal und dem gesamten Markt.

Wie wir Ihnen helfen können

Bei Morulaa unterstützen wir globale Hersteller von Medizinprodukten und IVDs dabei, die regulatorische Komplexität des Risikomanagements nach IVDR (EU 2017/746) und EN ISO 14971:2019 zu bewältigen. Dies tun wir durch den Aufbau und die Pflege eines konformen Risikomanagementrahmens, die Erstellung auditfähiger technischer Dokumentationen und die Abstimmung der Risikoakten mit klinischen Nachweisen, Leistungsbewertungen, Plänen zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen und Kennzeichnungen. Unsere Experten führen Gap Analysen durch, setzen Korrekturmaßnahmen zur Einhaltung der Anhänge I und XIII um und richten Systeme zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen und zur Vigilanz ein, um Ihr Risikomanagement stets auf dem neuesten Stand zu halten. Zudem unterstützen wir unsere Kunden außerhalb Europas bei der Registrierung und dem Vertriebsaufbau in Indien, den USA und anderen wichtigen Märkten. Durch die Zusammenarbeit mit Morulaa erfüllen Hersteller nicht nur die regulatorischen Anforderungen, sondern stärken auch ihr Vertrauen bei Behörden, Benannten Stellen, medizinischem Fachpersonal und dem gesamten Markt.