Orientarsi nel regolamento IVDR 2017/746: come preparare una documentazione tecnica conforme per i dispositivi IVD

Introduzione

La documentazione tecnica dei dispositivi medico-diagnostici in vitro (IVD) è la spina dorsale della conformità normativa ai sensi del Regolamento UE IVDR 2017/746. Serve come prova che un dispositivo IVD soddisfa i requisiti di sicurezza, prestazione e qualità lungo tutto il suo ciclo di vita. Questo set completo di documenti spazia dalla progettazione del prodotto alla fabbricazione, alle evidenze cliniche, alla gestione del rischio e alle strategie di sorveglianza post-commercializzazione.

In conformità all'Allegato II dell'IVDR, i fabbricanti devono redigere la documentazione prima di immmettere il dispositivo sul mercato dell'UE, assicurandosi che rimanga aggiornata; i fabbricanti devono stabilire e mantenere tale documentazione per ottenere e mantenere la marcatura CE e per superare la valutazione di conformità con gli organismi notificati.

Che cos'è la documentazione tecnica ai sensi dell'IVDR?

La documentazione tecnica è il fascicolo completo che dimostra la conformità di un IVD con l'IVDR.
Copre ogni fase del ciclo di vita del dispositivo: dalla progettazione e destinazione d'uso fino alla fabbricazione, convalida e follow-up post-commercializzazione.

Base giuridica:

• Articolo 10, paragrafo 4: obbliga i fabbricanti a redigere la documentazione tecnica prima di immettere un dispositivo sul mercato.

• Articolo 10, paragrafo 9: richiede che la documentazione segua l'Allegato II e l'Allegato III e rimanga disponibile per l'ispezione da parte delle autorità competenti o degli organismi notificati.

Si tratta di un documento vivo che deve essere aggiornato attivamente.

Struttura della documentazione tecnica

L'IVDR suddivide la documentazione tecnica in due parti principali.

Allegato II – Documentazione tecnica (Fascicolo principale) dall'Allegato II (punti da 1 a 6), IVDR 2017/746.

Allegato III – Documentazione tecnica sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMS)

L'Allegato III del Regolamento (UE) 2017/746 (IVDR) stabilisce i requisiti post-commercializzazione che integrano le evidenze di progettazione e pre-commercializzazione contenute nell'Allegato II. Mentre l'Allegato II prova la conformità iniziale, l'Allegato III assicura che un IVD continui a soddisfare i Requisiti Generali di Sicurezza e Prestazione (GSPR) lungo tutto il suo ciclo di vita. Questo è fondamentale poiché l'uso nel mondo reale rivela spesso nuovi rischi, tendenze prestazionali o problemi degli utenti che potrebbero non emergere nei test pre-commercializzazione.

Ai sensi dell'Articolo 10, paragrafo 9, i fabbricanti devono redigere e tenere aggiornata la documentazione PMS descritta nell'Allegato III e integrarla nel fascicolo tecnico complessivo.

Piano di PMS – La tabella di marcia fondamentale

Il Piano di PMS è il modello per il monitoraggio continuo del dispositivo IVD dopo la sua immissione sul mercato.

Deve essere specifico per il dispositivo e proporzionato alla classe di rischio, alla destinazione d'uso e alla complessità del prodotto.

Elementi chiave da documentare:

Riferimento normativo: Allegato III, Sezione 1(a), IVDR 2017/746.

Rapporto PMS per dispositivi di Classe A

Per i dispositivi non sterili di Classe A, l'IVDR consente un output semplificato noto come Rapporto PMS.

• Contenuto: Sintesi delle attività di PMS, risultati chiave, reclami, azioni CAPA e qualsiasi segnalazione di tendenza.

• Frequenza: Deve essere aggiornato al bisogno e messo a disposizione delle autorità competenti su richiesta (non viene inviato automaticamente).

• Scopo: Dimostra che anche gli IVD a basso rischio rimangono sicuri e offrono le prestazioni previste.

Riferimento: Allegato III, Sezione 1(b) e Articolo 80.

Rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) – Per dispositivi di Classe B, C e D

Il Rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) è un requisito normativo previsto dal Regolamento europeo sui dispositivi medico-diagnostici in vitro (IVDR).

• Si applica ai dispositivi IVD a rischio più elevato (Classe B, C e D).

• Lo PSUR è un documento più dettagliato e completo rispetto al normale rapporto di sorveglianza post-commercializzazione (PMS).

Frequenza di presentazione:

La tabella specifica la frequenza con cui i fabbricanti devono redigere e presentare lo PSUR:

Requisiti di contenuto:

• Risultati e conclusioni dell'analisi dei dati PMS.

• Sintesi delle azioni preventive e correttive intraprese.

• Giustificazione del fatto che le conclusioni sul rapporto benefici-rischi rimangano favorevoli.

• Dati sul volume delle vendite e stime sull'utilizzo del prodotto.

• Identificazione di eventuali tendenze che indicano potenziali segnali di sicurezza.

Presentazione e revisione:

• Classe C e D: lo PSUR deve essere caricato su EUDAMED ed è oggetto di revisione da parte dell'organismo notificato.

• Classe B: deve essere messo a disposizione dell'organismo notificato su richiesta.

Riferimento: Allegato III, Sezione 1(c) e Articolo 81, IVDR 2017/746.

Follow-up della prestazione post-commercializzazione (PMPF)

Il Piano di PMPF è un sottoinsieme specifico del Piano di PMS che affronta questioni scientifiche e prestazionali a lungo termine.
È particolarmente importante quando:

• Rimangono rischi residui dopo le misure di controllo del rischio.

• Vi sono dati clinici limitati al momento del lancio (ad es. biomarcatori innovativi o condizioni rare).

• I miglioramenti continui o gli aggiornamenti del software potrebbero influire sulle prestazioni.

Il Piano di PMPF dovrebbe includere:

• Obiettivi specifici (ad es. confermare la stabilità a lungo termine di un reagente, verificare i valori clinici di cut-off).

• Metodi quali follow-up clinici prospettici, registri, programmi di feedback degli utenti o studi clinici post-commercializzazione.

• Fattori scatenanti per l'azione se i risultati indicano un calo delle prestazioni o nuovi pericoli.

Il fabbricante deve documentare i risultati in una Relazione di valutazione del PMPF, che va ad alimentare la Relazione di valutazione delle prestazioni (PER) e il Fascicolo di gestione del rischio.

Riferimento: Allegato III, Sezione 1(d) e Allegato XIII, Parte B.

Integrazione con il Fascicolo Tecnico e il Sistema Qualità

L'Allegato III richiede che tutti i risultati della PMS vadano ad alimentare il SGQ più ampio:

• Gestione del rischio: nuovi rischi o segnali di tendenza devono aggiornare il fascicolo del rischio ISO 14971 e la checklist GSPR.

• Valutazione delle prestazioni: i dati devono informare le valutazioni continue delle prestazioni cliniche e analitiche (Allegato XIII).

• Azioni correttive: i risultati significativi sulla sicurezza possono innescare Azioni Correttive di Sicurezza sul Campo (FSCA) o aggiornamenti delle etichettature e delle IFU.

Questo sistema a ciclo chiuso assicura che le evidenze generate nel post-market rafforzino l'intera documentazione tecnica del dispositivo nel tempo.

Consigli pratici per l'implementazione

• Pianificare in anticipo: redigere i piani di PMS e PMPF durante lo sviluppo del prodotto per garantire un'integrazione fluida.

• Utilizzare modelli: mantenere formati PMS e PSUR coerenti e allineati alle aspettative degli organismi notificati.

• Analisi dei dati: impiegare strumenti statistici per l'analisi delle tendenze per soddisfare il requisito dell'IVDR relativo al rilevamento proattivo dei segnali.

• Controllo delle versioni: tenere una cronologia dei documenti per dimostrare quando e come è stato effettuato ciascun aggiornamento.

• Pronti per EUDAMED: prepararsi per la presentazione elettronica dello PSUR e per la segnalazione di vigilanza non appena i moduli EUDAMED saranno attivi.

Tabella riassuntiva: Documenti da produrre ai sensi dell'Allegato III per Classe di dispositivo

Differenze nella documentazione in base alla classe

L'accuratezza e lo scrutinio della documentazione tecnica variano in base alla classe del dispositivo:

• Classe A (non sterile): è consentita l'autodichiarazione. La documentazione è più semplice ma deve comunque soddisfare tutti i requisiti GSPR e gli obblighi PMS.

• Classe B, C, D: la valutazione dell'organismo notificato è obbligatoria. Prevedere requisiti aggiuntivi come evidenze cliniche dettagliate, piani di PMPF e audit del SGQ.

Riferimento: Articolo 48 e Allegati da IX a XI dell'IVDR, che descrivono i percorsi di valutazione della conformità per ciascuna classe.

Considerazioni chiave per i fabbricanti

Lingua e formato

• Deve essere chiara, organizzata e consultabile, idealmente con un indice logico e riferimenti incrociati.

• Lingua: ai sensi dell'Articolo 10, paragrafo 14, la documentazione deve essere in una lingua ufficiale dell'UE accettata dallo Stato membro (spesso l'inglese, oltre alla lingua locale per le IFU e le etichette).

Aggiornamenti e manutenzione

• La documentazione tecnica è uno strumento di conformità continuo.

• Deve integrare i risultati delle attività di PMS, vigilanza e valutazione delle prestazioni.

• Modifiche significative alla progettazione o alla fabbricazione richiedono aggiornamenti e, in alcuni casi, una nuova valutazione.

Riferimento: Articolo 56 e Allegato XIII (obblighi di vigilanza e PMS).

Tracciabilità e UDI

• Ogni dispositivo deve recare una Identificazione Unica del Dispositivo (UDI), registrata in modo coerente nel fascicolo tecnico, nella dichiarazione di conformità e su EUDAMED.

Suggerimenti per un fascicolo tecnico conforme

• Mappare esplicitamente ogni sezione rispetto ai GSPR dell'Allegato I per mostrare la conformità a colpo d'occhio.

• Includere protocolli e relazioni di verifica e convalida, non solo sintesi.

• Per gli IVD basati su software o algoritmi, aggiungere la documentazione sul ciclo di vita (ad es. conformità alla norma IEC 62304).

• Includere una Dichiarazione di Conformità firmata ai sensi dell'Allegato IV.

• Mantenere un registro delle modifiche e un sistema di controllo delle versioni in modo che gli organismi notificati possano vedere facilmente gli aggiornamenti.

Checklist della documentazione tecnica IVD

Per semplificare il vostro processo, ecco una checklist di alto livello degli elementi essenziali per la documentazione tecnica del vostro IVD dall'Allegato II:

Descrizione del dispositivo e destinazione d'uso

Fornire una descrizione completa e precisa del dispositivo IVD, compresi il nome commerciale, il modello, gli accessori e le varianti. Indicare chiaramente la destinazione d'uso (diagnosi, screening, monitoraggio o prognosi), la popolazione target, il profilo dell'utilizzatore (professionale o profano) e i tipi di campioni. Questa sezione pone le basi per la classificazione del rischio e la valutazione della conformità.

Fascicolo di gestione del rischio (secondo la norma ISO 14971)

Mantenere un fascicolo di gestione del rischio che dimostri l'identificazione sistematica, la valutazione, il controllo e il monitoraggio dei rischi durante l'intero ciclo di vita del dispositivo. Includere un'analisi del rischio, una valutazione del rapporto benefici-rischi e le prove delle misure di controllo del rischio. Il fascicolo deve essere continuamente aggiornato utilizzando i dati della sorveglianza post-commercializzazione.

Checklist GSPR (Allegato I)

Preparare una checklist che associ ciascun Requisito Generale di Sicurezza e Prestazione alle prove di supporto, come documenti di progettazione, relazioni di prova e dati sulle prestazioni. Ciò prova la conformità ai requisiti essenziali quali sicurezza chimica, biologica ed elettrica, etichettatura e affidabilità delle prestazioni.

Controlli della progettazione e della fabbricazione

Descrivere tutte le fasi di progettazione e fabbricazione, dall'approvvigionamento delle materie prime al rilascio finale. Fornire diagrammi di flusso, dettagli sulle attrezzature chiave, dati di convalida del processo e misure di controllo della qualità. Ciò garantisce la riproducibilità e la tracciabilità di ogni lotto e supporta la marcatura CE.

Relazione sulla validità scientifica

Dimostrare la base scientifica per la destinazione d'uso del dispositivo stabilendo il legame tra l'analita e una condizione clinica o uno stato fisiologico. Basarsi su letteratura sottoposta a revisione paritaria, linee guida consolidate o documenti di consenso, e giustificare la rilevanza clinica del biomarcatore.

Dati sulle prestazioni analitiche

Dimostrare l'accuratezza e l'affidabilità del dispositivo nel misurare l'analita previsto in condizioni specifiche. Includere dati su accuratezza, precisione, sensibilità, specificità, limiti di rilevabilità e quantificazione e test di interferenza. Tutti gli studi devono essere condotti in conformità agli standard riconosciuti e interamente documentati.

Relazione sulla prestazione clinica

Fornire la prova che l'uso del dispositivo porta a decisioni cliniche corrette e a risultati benefici. Includere dati provenienti da studi prospettici o retrospettivi, revisioni della letteratura ed evidenze dal mondo reale. Questa sezione conferma che le prestazioni analitiche si traducono in un effettivo valore clinico.

Piano e relazione di valutazione delle prestazioni

Ai sensi dell'Allegato XIII, documentare l'intero processo di valutazione delle prestazioni.

• Piano (PEP): delinea i metodi, le fonti di dati e i criteri di accettazione per la validità scientifica, le prestazioni analitiche e cliniche.

• Relazione (PER): riassume i risultati, valuta il bilancio benefici-rischi e giustifica l'uso continuo del dispositivo. Entrambi devono essere aggiornati regolarmente.

Piano di PMS e rapporti PMS/PSUR

Sviluppare un Piano di sorveglianza post-commercializzazione (PMS) che descriva come verranno raccolti e analizzati i dati di sicurezza e prestazione una volta che il dispositivo sarà sul mercato. Presentare rapporti periodici PMS o Rapporti periodici di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) obbligatori per i dispositivi di Classe C e D che coprono l'analisi delle tendenze, la vigilanza e le azioni correttive.

Dettagli di etichettatura, IFU e UDI

Fornire la grafica finale e il contenuto di tutte le etichette e le istruzioni per l'uso (IFU), assicurando che soddisfino i requisiti di lingua e leggibilità dell'Allegato I. Includere i dettagli del codice identificativo unico del dispositivo (UDI) per la tracciabilità e garantire che le istruzioni coprano l'installazione, il funzionamento, la manutenzione e lo smaltimento.

Sintesi sulla sicurezza e sulle prestazioni (per Classi C e D)

Preparare una sintesi pubblica concisa che evidenzi la destinazione d'uso del dispositivo, i dati chiave sulla sicurezza e sulle prestazioni e i benefici clinici. Deve essere scritta in un linguaggio chiaro e non tecnico e viene pubblicata su EUDAMED per motivi di trasparenza.

Certificati e relazioni degli organismi notificati (se applicabile)

Allegare i certificati pertinenti (ad es. ISO 13485, marcatura CE) e le relazioni di valutazione dell'organismo notificato. Questi documenti confermano il completamento della valutazione della conformità e convalidano l'accuratezza della documentazione tecnica.

Conclusione

Ai sensi dell'IVDR 2017/746, la documentazione tecnica non è una semplice formalità burocratica: è la linfa vitale della conformità e dell'accesso al mercato. Strutturando un fascicolo vivo e organizzato che rifletta i requisiti dell'Allegato II e dell'Allegato III e che rimanga aggiornato con i dati di PMS e di vigilanza, i fabbricanti si assicurano che i loro dispositivi IVD soddisfino i più elevati standard dell'UE in materia di sicurezza, prestazioni e tracciabilità.

In che modo Morulaa HealthTech può aiutare

Morulaa HealthTech supporta i fabbricanti di IVD nella preparazione e nel mantenimento della documentazione tecnica conforme all'IVDR 2017/746. Eseguiamo valutazioni dei gap, redigiamo o aggiorniamo l'intero fascicolo tecnico (Allegati II e III) e creiamo solidi piani di PMS e PMPF. Il nostro team garantisce le prove delle prestazioni cliniche e analitiche, l'allineamento della gestione del rischio (ISO 14971) e una fluida presentazione a organismi notificati e su EUDAMED. Forniamo anche aggiornamenti continui relativi a rapporti PMS, PSUR e modifiche di progettazione affinché la vostra documentazione rimanga sempre pronta per gli audit e conforme al mercato. Con Morulaa, la documentazione tecnica IVDR diventa un processo di conformità end-to-end semplificato.