Introduzione

La documentazione tecnica della diagnostica in vitro (IVD) è la spina dorsale della conformità normativa ai sensi del Regolamento UE IVDR 2017/746. Essa costituisce la prova che un dispositivo IVD soddisfa i requisiti di sicurezza, prestazione e qualità lungo l’intero ciclo di vita. Questo insieme completo di documenti copre la progettazione del prodotto, la produzione, le evidenze cliniche, la gestione dei rischi e le strategie di sorveglianza post-commercializzazione.

Secondo l’Allegato II dell’IVDR, i fabbricanti devono compilare la documentazione prima di immettere il dispositivo sul mercato UE, assicurando che rimanga aggiornata; inoltre devono stabilire e mantenere questa documentazione per ottenere e mantenere la marcatura CE e superare la valutazione della conformità con gli organismi notificati.

Che cos’è la documentazione tecnica ai sensi dell’IVDR?

La documentazione tecnica è il fascicolo completo che dimostra la conformità di un IVD all’IVDR.
Copre ogni fase del ciclo di vita del dispositivo, dalla progettazione e destinazione d’uso alla produzione, validazione e follow-up post-commercializzazione.

Base giuridica:

• Articolo 10(4): obbliga i fabbricanti a predisporre la documentazione tecnica prima di immettere un dispositivo sul mercato.

• Articolo 10(9): richiede che la documentazione segua l’Allegato II e l’Allegato III e rimanga disponibile per l’ispezione da parte delle autorità competenti o degli organismi notificati.

è un documento vivo che deve essere aggiornato attivamente.

Struttura della documentazione tecnica

L’IVDR suddivide la documentazione tecnica in due parti principali.

Allegato II – Documentazione tecnica (dossier principale) dell’Allegato II (punti da 1 a 6), IVDR 2017/746.

Allegato III – Documentazione tecnica sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMS)

L’Allegato III del Regolamento (UE) 2017/746 (IVDR) definisce i requisiti post-commercializzazione che completano le evidenze di progettazione e pre-immissione sul mercato contenute nell’Allegato II. Mentre l’Allegato II dimostra la conformità iniziale, l’Allegato III assicura che un IVD continui a soddisfare i Requisiti generali di sicurezza e prestazione (GSPR) lungo l’intero ciclo di vita. Questo è fondamentale perché l’uso nel mondo reale spesso rivela nuovi rischi, tendenze di prestazione o problemi degli utenti che potrebbero non emergere nei test pre-commercializzazione.

Ai sensi dell’Articolo 10(9), i fabbricanti devono predisporre e mantenere aggiornati i documenti PMS descritti nell’Allegato III e integrarli nel fascicolo tecnico complessivo.

Piano PMS – La tabella di marcia principale

Il Piano PMS è il progetto per il monitoraggio continuo del dispositivo IVD dopo l’immissione sul mercato.

Dovrebbe essere specifico per il dispositivo e proporzionato alla classe di rischio, alla destinazione d’uso e alla complessità del prodotto.

Elementi chiave da documentare:

Riferimento normativo: Allegato III, Sezione 1(a), IVDR 2017/746.

Rapporto PMS per dispositivi di classe A

Per i dispositivi di classe A non sterili, l’IVDR consente un output semplificato noto come Rapporto PMS.

• Contenuto: sintesi delle attività PMS, risultati principali, reclami, azioni CAPA ed eventuali rapporti sulle tendenze.

• Frequenza: deve essere aggiornato secondo necessità e reso disponibile alle autorità competenti su richiesta (non inviato automaticamente).

• Scopo: dimostra che anche gli IVD a basso rischio rimangono sicuri e funzionano come previsto.

Riferimento: Allegato III, Sezione 1(b) e Articolo 80.

Rapporto periodico aggiornato sulla sicurezza (PSUR) – Per dispositivi di classe B, C e D

Il Rapporto periodico aggiornato sulla sicurezza (PSUR) è un requisito normativo ai sensi del Regolamento UE sui dispositivi diagnostici in vitro (IVDR).

• Si applica ai dispositivi IVD a rischio più elevato (classi B, C e D).

• Il PSUR è un documento più dettagliato e completo rispetto al normale rapporto di sorveglianza post-commercializzazione (PMS).

Frequenza di presentazione:

La tabella specifica con quale frequenza i fabbricanti devono predisporre e presentare il PSUR:

Requisiti di contenuto:

• Risultati e conclusioni dell’analisi dei dati PMS.

• Riepilogo delle azioni preventive e correttive intraprese.

• Giustificazione del permanere di conclusioni favorevoli sul rapporto beneficio-rischio.

• Dati sul volume delle vendite e stime dell’uso del prodotto.

• Identificazione di eventuali tendenze che indichino potenziali segnali di sicurezza.

Presentazione e revisione:

• Classe C e D: Il PSUR deve essere caricato su EUDAMED ed è esaminato dall’organismo notificato.

• Classe B: Deve essere disponibile all’organismo notificato su richiesta.

Riferimento: Allegato III, Sezione 1(c) e Articolo 81, IVDR 2017/746.

Follow-up delle prestazioni post-commercializzazione (PMPF)

Il Piano PMPF è un sottoinsieme specifico del Piano PMS che affronta questioni scientifiche e prestazionali a lungo termine.
È particolarmente importante quando:

• I rischi residui permangono dopo le misure di controllo del rischio.

• All’avvio sono disponibili dati clinici limitati (ad es. biomarcatori innovativi o condizioni rare).

• Miglioramenti continui o aggiornamenti software potrebbero influire sulle prestazioni.

Il Piano PMPF dovrebbe includere:

• Obiettivi specifici (ad es.: confermare la stabilità a lungo termine di un reagente, verificare i valori di cut-off clinici).

• Metodi come follow-up clinico prospettico, registri, programmi di feedback degli utenti o studi clinici post-commercializzazione.

• Trigger per l’azione se i risultati indicano un calo delle prestazioni o nuovi pericoli.

Il fabbricante deve documentare i risultati in un Rapporto di valutazione PMPF, che alimenta il Rapporto di valutazione delle prestazioni (PER) e il Fascicolo di gestione del rischio.

Riferimento: Allegato III, Sezione 1(d) e Allegato XIII, Parte B.

Integrazione con il fascicolo tecnico e il sistema qualità

L’Allegato III richiede che tutti gli output PMS confluiscano nel più ampio QMS:

• Gestione del rischio: nuovi rischi o segnali di tendenza devono aggiornare il fascicolo di rischio ISO 14971 e la checklist GSPR.

• Valutazione delle prestazioni: i dati devono informare le valutazioni continue delle prestazioni cliniche e analitiche (Allegato XIII).

• Azioni correttive: risultati significativi sulla sicurezza possono attivare azioni correttive di sicurezza sul campo (FSCA) o aggiornamenti di etichettatura e IFU.

Questo sistema a ciclo chiuso garantisce che le evidenze generate dopo l’immissione sul mercato rafforzino nel tempo l’intera documentazione tecnica del dispositivo.

Suggerimenti pratici per l’implementazione

• Pianificare in anticipo: redigere i piani PMS e PMPF durante lo sviluppo del prodotto per garantire un’integrazione fluida.

• Usare modelli: mantenere formati PMS e PSUR coerenti e allineati alle aspettative dell’organismo notificato.

• Analisi dei dati: utilizzare strumenti statistici per l’analisi delle tendenze al fine di soddisfare il requisito IVDR di rilevazione proattiva dei segnali.

• Controllo delle versioni: conservare uno storico dei documenti per dimostrare quando e come è stato effettuato ogni aggiornamento.

• Prontezza EUDAMED: prepararsi alla presentazione elettronica del PSUR e alla segnalazione di vigilanza man mano che i moduli EUDAMED diventano operativi.

Tabella riassuntiva: deliverable dell’Allegato III per classe di dispositivo

Differenze nella documentazione in base alla classe

La profondità e il livello di controllo della documentazione tecnica aumentano in base alla classe del dispositivo:

• Classe A (non sterile): è consentita l’autodichiarazione. La documentazione è più semplice ma deve comunque soddisfare tutti i GSPR e gli obblighi PMS.

• Classi B, C, D: la valutazione da parte dell’organismo notificato è obbligatoria. Prevedere requisiti aggiuntivi come evidenze cliniche dettagliate, piani PMPF e audit QMS.

Riferimento: Articolo 48 e Allegati IX-XI dell’IVDR, che descrivono i percorsi di valutazione della conformità per ciascuna classe.

Considerazioni chiave per i fabbricanti

Lingua e formato

• Devono essere chiari, organizzati e ricercabili, idealmente con un indice logico e riferimenti incrociati.

• Lingua: ai sensi dell’Articolo 10(14), la documentazione deve essere in una lingua ufficiale dell’UE accettata dallo Stato membro (spesso l’inglese, più la lingua locale per IFU ed etichette).

Aggiornamenti e manutenzione

• La documentazione tecnica è uno strumento di conformità continua.

• Deve integrare i risultati delle attività di PMS, vigilanza e valutazione delle prestazioni.

• Modifiche significative alla progettazione o alla produzione attivano aggiornamenti e, in alcuni casi, una nuova valutazione.

Riferimento: Articolo 56 e Allegato XIII (obblighi di vigilanza e PMS).

Tracciabilità e UDI

• Ogni dispositivo deve riportare un Unique Device Identification (UDI), registrato in modo coerente nel fascicolo tecnico, nella dichiarazione di conformità e in EUDAMED.

Suggerimenti per un fascicolo tecnico conforme

• Mappare esplicitamente ogni sezione ai GSPR dell’Allegato I per mostrare immediatamente la conformità.

• Includere protocolli e rapporti di verifica e validazione, non solo sintesi.

• Per IVD basati su software o algoritmi, aggiungere la documentazione del ciclo di vita (ad es. conformità IEC 62304).

• Includere una Dichiarazione di conformità firmata ai sensi dell’Allegato IV.

• Mantenere un registro delle modifiche e un sistema di controllo delle versioni, in modo che gli organismi notificati possano vedere facilmente gli aggiornamenti.

Checklist della documentazione tecnica IVD

Per semplificare il processo, ecco una checklist di alto livello degli elementi essenziali per la documentazione tecnica IVD ai sensi dell’Allegato II:

Descrizione del dispositivo e destinazione d’uso

Fornire una descrizione completa e precisa del dispositivo IVD, inclusi nome commerciale, modello, accessori e varianti. Indicare chiaramente la destinazione d’uso (diagnosi, screening, monitoraggio o prognosi), la popolazione target, il profilo dell’utente (professionista o laico) e i tipi di campione. Questa sezione pone le basi per la classificazione del rischio e la valutazione della conformità.

Fascicolo di gestione del rischio (ai sensi della ISO 14971)

Mantenere un fascicolo di gestione del rischio che dimostri l’identificazione, valutazione, controllo e monitoraggio sistematici dei rischi lungo il ciclo di vita del dispositivo. Includere un’analisi del rischio, una valutazione benefici-rischi e le evidenze delle misure di controllo del rischio. Il fascicolo dovrebbe essere aggiornato continuamente utilizzando i dati di sorveglianza post-commercializzazione.

Checklist GSPR (Allegato I)

Preparare una checklist che colleghi ciascun Requisito generale di sicurezza e prestazione a evidenze di supporto come documenti di progettazione, rapporti di prova e dati di prestazione. Ciò dimostra la conformità ai requisiti essenziali come sicurezza chimica, biologica ed elettrica, etichettatura e affidabilità delle prestazioni.

Controlli di produzione e progettazione

Descrivere tutte le fasi di progettazione e produzione, dall’approvvigionamento delle materie prime al rilascio finale. Fornire diagrammi di flusso, dettagli sulle apparecchiature chiave, dati di validazione del processo e misure di controllo qualità. Ciò garantisce la riproducibilità e la tracciabilità di ogni lotto e supporta la marcatura CE.

Rapporto di validità scientifica

Dimostrare la base scientifica della destinazione d’uso del dispositivo stabilendo il collegamento tra l’analita e una condizione clinica o uno stato fisiologico. Fare affidamento su letteratura peer-reviewed, linee guida consolidate o documenti di consenso e giustificare la rilevanza clinica del biomarcatore.

Dati di prestazione analitica

Mostrare con quale accuratezza e affidabilità il dispositivo misura l’analita previsto nelle condizioni specificate. Includere dati su accuratezza, precisione, sensibilità, specificità, limiti di rilevazione e quantificazione e test di interferenza. Tutti gli studi devono essere condotti secondo standard riconosciuti e documentati integralmente.

Rapporto di prestazione clinica

Fornire evidenze che l’uso del dispositivo porti a decisioni cliniche corrette e a risultati benefici. Includere dati provenienti da studi prospettici o retrospettivi, revisioni della letteratura ed evidenze del mondo reale. Questa sezione conferma che la prestazione analitica si traduce in un reale valore clinico.

Piano e rapporto di valutazione delle prestazioni

Ai sensi dell’Allegato XIII, documentare l’intero processo di valutazione delle prestazioni.

• Piano (PEP): delinea metodi, fonti di dati e criteri di accettazione per validità scientifica, prestazione analitica e clinica.

• Rapporto (PER): riassume i risultati, valuta il bilancio benefici-rischi e giustifica l’uso continuato del dispositivo. Entrambi devono essere aggiornati regolarmente.

Piano PMS e rapporti PMS/PSUR

Sviluppare un Piano di sorveglianza post-commercializzazione (PMS) che descriva come i dati di sicurezza e prestazione saranno raccolti e analizzati una volta che il dispositivo è sul mercato. Presentare regolari rapporti PMS o Rapporti periodici aggiornati sulla sicurezza (PSUR), obbligatori per i dispositivi di classe C e D, che coprano analisi delle tendenze, vigilanza e azioni correttive.

Dettagli di etichettatura, IFU e UDI

Fornire la grafica finale e i contenuti per tutta l’etichettatura e le istruzioni per l’uso (IFU), assicurando il rispetto dei requisiti di lingua e leggibilità dell’Allegato I. Includere i dettagli della Unique Device Identification (UDI) per la tracciabilità e assicurarsi che le istruzioni coprano installazione, funzionamento, manutenzione e smaltimento.

Sintesi di sicurezza e prestazione (per classi C e D)

Preparare una sintesi pubblica concisa che evidenzi la destinazione d’uso del dispositivo, i principali dati di sicurezza e prestazione e i benefici clinici. Deve essere scritta in un linguaggio chiaro e non tecnico e pubblicata su EUDAMED per garantire trasparenza.

Certificati e rapporti dell’organismo notificato (se applicabile)

Allegare i certificati pertinenti (ad es. ISO 13485, marcatura CE) e i rapporti di valutazione dell’organismo notificato. Questi documenti confermano il completamento della valutazione della conformità e convalidano l’accuratezza della documentazione tecnica.

Conclusione

Ai sensi dell’IVDR 2017/746, la documentazione tecnica non è soltanto una formalità normativa: è la linfa vitale della conformità e dell’accesso al mercato. Costruendo un fascicolo strutturato e vivo che rispecchi i requisiti degli Allegati II e III e che rimanga aggiornato con i dati PMS e di vigilanza, i fabbricanti assicurano che i loro dispositivi IVD soddisfino i più alti standard UE in materia di sicurezza, prestazione e tracciabilità.

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