Introduzione
La documentazione tecnica dei dispositivi medico-diagnostici in vitro (IVD) è la spina dorsale della conformità normativa ai sensi del regolamento UE IVDR 2017/746. Essa funge da prova che un dispositivo IVD soddisfi i requisiti di sicurezza, prestazione e qualità durante l'intero ciclo di vita. Questo insieme completo di documenti copre la progettazione del prodotto, la fabbricazione, le prove cliniche, la gestione dei rischi e le strategie di sorveglianza post-commercializzazione.
In base all'Allegato II dell'IVDR, i fabbricanti devono redigere la documentazione prima di immettere il dispositivo sul mercato dell'UE, assicurandosi che rimanga aggiornata. I fabbricanti devono stabilire e mantenere tale documentazione per ottenere e mantenere la marcatura CE e per superare la valutazione della conformità con gli organismi notificati.
Che cos'è la documentazione tecnica ai sensi dell'IVDR?
La documentazione tecnica è il fascicolo completo che dimostra la conformità di un IVD con l'IVDR.
Copre ogni fase del ciclo di vita del dispositivo, dalla progettazione e destinazione d'uso fino alla fabbricazione, convalida e follow-up post-commercializzazione.
Base giuridica:
Articolo 10, paragrafo 4: obbliga i fabbricanti a redigere la documentazione tecnica prima di immettere un dispositivo sul mercato.
Articolo 10, paragrafo 9: richiede che la documentazione segua l'Allegato II e l'Allegato III e rimanga disponibile per l'ispezione da parte delle autorità competenti o degli organismi notificati.
Si tratta di un documento vivo che deve essere costantemente aggiornato.
Struttura della documentazione tecnica
L'IVDR suddivide la documentazione tecnica in due parti principali.
Allegato II – Documentazione tecnica (Fascicolo principale) dall'Allegato II (punti da 1 a 6), IVDR 2017/746.
Sezione | Descrizione |
Descrizione e specifiche del dispositivo | Destinazione d'uso, classe di rischio (da A a D), gruppo/categoria del dispositivo, principi di funzionamento, materie prime critiche, software o algoritmi se utilizzati. |
Informazioni fornite con il dispositivo | Etichette, simboli e istruzioni per l'uso (IFU). Devono soddisfare le regole linguistiche e di leggibilità dell'Allegato I, Capitolo III. |
Informazioni sulla progettazione e sulla fabbricazione | Flusso dei processi produttivi, disegni, specifiche, controlli sui fornitori e dettagli dei siti. |
Requisiti generali di sicurezza e prestazione (GSPRs) | Evidenze che rimandano a ciascun requisito dell'Allegato I, incluse la sicurezza chimica, biologica e microbiologica, le caratteristiche di prestazione e l'integrità dell'imballaggio. |
Analisi dei benefici-rischi e gestione del rischio | Documentata secondo la norma ISO 14971, con collegamento al piano di valutazione delle prestazioni e ai risultati della PMS. |
Verifica e convalida del prodotto | Include relazioni sulle prestazioni analitiche e cliniche, studi di stabilità e durata di conservazione, verifica/convalida del software e ingegneria dell'usabilità ove pertinente. |
Allegato III – Documentazione tecnica sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMS)
L'Allegato III del Regolamento (UE) 2017/746 (IVDR) stabilisce i requisiti post-commercializzazione che integrano la progettazione e le prove pre-commercializzazione contenute nell'Allegato II. Mentre l'Allegato II dimostra la conformità iniziale, l'Allegato III garantisce che un IVD continui a soddisfare i requisiti generali di sicurezza e prestazione (GSPR) durante tutto il suo ciclo di vita. Questo è fondamentale in quanto l'uso nel mondo reale rivela spesso nuovi rischi, tendenze prestazionali o problemi dell'utente che potrebbero non emergere nei test pre-commercializzazione.
Ai sensi dell'Articolo 10, paragrafo 9, i fabbricanti devono redigere e tenere aggiornata la documentazione PMS descritta nell'Allegato III e integrarla nel fascicolo tecnico generale.
Piano PMS – La tabella di marcia principale
Il Piano PMS è lo schema per il monitoraggio continuo del dispositivo IVD dopo la sua immissione sul mercato.
Dovrebbe essere specifico per il dispositivo e proporzionato alla classe di rischio, alla destinazione d'uso e alla complessità del prodotto.
Elementi chiave da documentare:
Area | Descrizione |
Raccolta dati e fonti | Registri dei reclami, feedback dei clienti, sondaggi tra gli utenti, revisioni della letteratura, database di vigilanza, rapporti dei distributori, analisi delle tendenze da EUDAMED e informazioni sui concorrenti. |
Metodologia | Tecniche statistiche per il rilevamento dei trend, frequenza delle revisioni e soglie definite per l'azione. |
Responsabilità e ruoli | Personale nominato e collegamenti alle procedure SGQ dell'azienda (ISO 13485). |
Azioni correttive/preventive (CAPA) | Modalità con cui i rischi identificati attiveranno misure correttive o preventive. |
Integrazione con la gestione dei rischi | Allineamento con il file di gestione dei rischi ISO 14971 e il piano di valutazione delle prestazioni (PEP). |
Generazione di report | Collegamento chiaro al Rapporto PMS (Classe A) o al PSUR (Classe da B a D). |
Riferimento normativo: Allegato III, Sezione 1(a), IVDR 2017/746.
Rapporto PMS per dispositivi di Classe A
Per i dispositivi non sterili di Classe A, l'IVDR consente un output semplificato noto come Rapporto PMS.
Contenuto: Sintesi delle attività di PMS, risultati chiave, reclami, azioni CAPA e qualsiasi report sulle tendenze.
Frequenza: Deve essere aggiornato al bisogno e messo a disposizione delle autorità competenti su richiesta (non inviato automaticamente).
Scopo: Dimostra che anche gli IVD a basso rischio rimangono sicuri e funzionano come previsto.
Riferimento: Allegato III, Sezione 1(b) e Articolo 80.
Rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) – Per dispositivi di Classe B, C e D
Il Rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) è un requisito normativo previsto dal Regolamento europeo sui dispositivi medico-diagnostici in vitro (IVDR).
Si applica ai dispositivi IVD a rischio più elevato (Classi B, C e D).
Il PSUR è un documento più dettagliato e completo rispetto al normale rapporto di sorveglianza post-commercializzazione (PMS).
Frequenza di presentazione:
La tabella specifica la frequenza con cui i fabbricanti devono redigere e presentare lo PSUR:
Classe del dispositivo | Frequenza minima |
Classe B | Una volta ogni 2 anni |
Classe C e D | Annualmente (una volta all'anno) |
Requisiti di contenuto:
Risultati e conclusioni dell'analisi dei dati PMS.
Sintesi di eventuali azioni preventive e correttive intraprese.
Giustificazione del fatto che le conclusioni sul rapporto rischi-benefici rimangono favorevoli.
Dati sul volume delle vendite e stime sull'utilizzo del prodotto.
Identificazione di eventuali tendenze che indicano potenziali segnali di sicurezza.
Presentazione e revisione:
Classe C e D: Lo PSUR deve essere caricato su EUDAMED ed è esaminato dall'organismo notificato.
Classe B: Deve essere messo a disposizione dell'organismo notificato su richiesta.
Riferimento: Allegato III, Sezione 1(c) e Articolo 81, IVDR 2017/746.
Follow-up della prestazione post-commercializzazione (PMPF)
Il Piano PMPF è un sottoinsieme specifico del Piano PMS che affronta questioni scientifiche e prestazionali a lungo termine.
È particolarmente importante quando:
Rimangono rischi residui dopo le misure di controllo del rischio.
I dati clinici disponibili al momento del lancio sono limitati (ad es. biomarcatori innovativi o condizioni rare).
Miglioramenti continui o aggiornamenti software potrebbero influire sulle prestazioni.
Il Piano PMPF dovrebbe includere:
Obiettivi specifici (ad es. confermare la stabilità a lungo termine di un reagente, verificare i valori di cut-off clinici).
Metodi come follow-up clinici prospettici, registri, programmi di feedback degli utenti o studi clinici post-commercializzazione.
Fattori di attivazione per l'azione nel caso in cui i risultati indichino un calo delle prestazioni o nuovi pericoli.
Il fabbricante deve documentare i risultati in un Rapporto di valutazione del PMPF, che confluisce nel Rapporto di valutazione delle prestazioni (PER) e nel file di gestione dei rischi.
Riferimento: Allegato III, Sezione 1(d) e Allegato XIII, Parte B.
Integrazione con il fascicolo tecnico e il sistema di qualità
L'Allegato III richiede che tutti i risultati della PMS vadano a confluire nel SGQ più ampio:
Gestione dei rischi: Nuovi rischi o segnali di tendenza devono aggiornare il file dei rischi ISO 14971 e l'elenco di controllo dei GSPR.
Valutazione delle prestazioni: I dati devono alimentare le valutazioni continue delle prestazioni cliniche e analitiche (Allegato XIII).
Azioni correttive: Risultanze significative sulla sicurezza possono innescare azioni correttive di sicurezza sul campo (FSCA) o aggiornamenti dell'etichettatura e delle IFU.
Questo sistema a ciclo chiuso garantisce che le prove generate nel post-market rafforzino nel tempo l'intera documentazione tecnica del dispositivo.
Consigli pratici per l'implementazione
Pianificare in anticipo: Redigere i piani PMS e PMPF durante lo sviluppo del prodotto per garantire un'integrazione fluida.
Utilizzare modelli: Mantenere formati PMS e PSUR coerenti e allineati con le aspettative degli organismi notificati.
Analisi dei dati: Utilizzare strumenti statistici per l'analisi dei trend per soddisfare il requisito dell'IVDR relativo alla rilevazione proattiva dei segnali.
Controllo della versione: Mantenere una cronologia dei documenti per dimostrare quando e come è stato apportato ciascun aggiornamento.
Prontezza per EUDAMED: Prepararsi alla trasmissione elettronica dello PSUR e alla segnalazione di vigilanza non appena i moduli EUDAMED saranno attivi.
Tabella riassuntiva: Risultati dell'Allegato III per classe di dispositivo
Risultato | Classe A | Classe B | Classe C | Classe D |
Piano PMS | ✔ Richiesto | ✔ Richiesto | ✔ Richiesto | ✔ Richiesto |
Rapporto PMS | ✔ Richiesto | – | – | – |
PSUR | – | Ogni 2 anni | Ogni anno | Ogni anno |
Piano e valutazione PMPF | Se applicabile | Se applicabile | Se applicabile | Se applicabile |
Differenze nella documentazione in base alla classe
La profondità e lo scrutinio della documentazione tecnica variano in base alla classe del dispositivo:
Classe A (non sterile): È consentita l'autodichiarazione. La documentazione è più semplice ma deve comunque soddisfare tutti i GSPR e gli obblighi PMS.
Classi B, C, D: La valutazione dell'organismo notificato è obbligatoria. Prevedere requisiti aggiuntivi come prove cliniche dettagliate, piani PMPF e audit del SGQ.
Riferimento: Articolo 48 e Allegati da IX a XI dell'IVDR, che descrivono i percorsi di valutazione della conformità per ciascuna classe.
Considerazioni chiave per i fabbricanti
Lingua e formato
Deve essere chiara, organizzata e consultabile, idealmente con un indice logico e riferimenti incrociati.
Lingua: Come per l'Articolo 10, paragrafo 14, la documentazione deve essere in una lingua ufficiale dell'UE accettata dallo Stato membro (spesso l'inglese, oltre alla lingua locale per le IFU e le etichette).
Aggiornamenti e manutenzione
La documentazione tecnica è uno strumento di conformità continuo.
Deve integrare i risultati delle attività di PMS, vigilanza e valutazione delle prestazioni.
Modifiche significative alla progettazione o alla fabbricazione comportano aggiornamenti e, in alcuni casi, una nuova valutazione.
Riferimento: Articolo 56 e Allegato XIII (obblighi di vigilanza e PMS).
Tracciabilità e UDI
Ogni dispositivo deve recare un'identificazione unica del dispositivo (UDI), registrata in modo coerente nel fascicolo tecnico, nella dichiarazione di conformità e su EUDAMED.
Consigli per un fascicolo tecnico conforme
Mappare esplicitamente ogni sezione rispetto ai GSPR dell'Allegato I per mostrare la conformità a colpo d'occhio.
Includere protocolli e rapporti di verifica e convalida, non solo sintesi.
Per gli IVD basati su software o algoritmi, aggiungere la documentazione del ciclo di vita (ad es. conformità alla norma IEC 62304).
Includere una Dichiarazione di conformità firmata ai sensi dell'Allegato IV.
Mantenere un registro delle modifiche e un sistema di controllo delle versioni in modo che gli organismi notificati possano visualizzare facilmente gli aggiornamenti.
Checklist della documentazione tecnica IVD
Per semplificare il processo, ecco una checklist ad alto livello degli elementi essenziali per la documentazione tecnica IVD tratta dall'Allegato II:
Descrizione del dispositivo e destinazione d'uso
Fornire una descrizione completa e precisa del dispositivo IVD, compresi il nome commerciale, il modello, gli accessori e le varianti. Indicare chiaramente la destinazione d'uso (diagnosi, screening, monitoraggio o prognosi), la popolazione target, il profilo dell'utilizzatore (professionale o profano) e i tipi di campioni. Questa sezione pone le basi per la classificazione del rischio e la valutazione della conformità.
File di gestione dei rischi (secondo ISO 14971)
Mantenere un file di gestione dei rischi che dimostri l'identificazione sistematica, la valutazione, il controllo e il monitoraggio dei rischi lungo l'intero ciclo di vita del dispositivo. Includere un'analisi dei rischi, una valutazione del rapporto rischi-benefici e le prove delle misure di controllo del rischio. Il file deve essere continuamente aggiornato utilizzando i dati della sorveglianza post-commercializzazione.
Checklist dei GSPR (Allegato I)
Preparare una checklist che mappi ciascun Requisito generale di sicurezza e prestazione con le prove di supporto come documenti di progettazione, rapporti di prova e dati sulle prestazioni. Ciò prova la conformità con requisiti essenziali come la sicurezza chimica, biologica ed elettrica, l'etichettatura e l'affidabilità delle prestazioni.
Controlli di fabbricazione e progettazione
Descrivere tutte le fasi di progettazione e fabbricazione, dall'approvvigionamento delle materie prime fino al rilascio finale. Fornire diagrammi di flusso, dettagli sulle attrezzature chiave, dati di convalida del processo e misure di controllo della qualità. Ciò garantisce la riproducibilità e la tracciabilità di ogni lotto e supporta la marcatura CE.
Rapporto sulla validità scientifica
Dimostrare la base scientifica della destinazione d'uso del dispositivo stabilendo il legame tra l'analita e una condizione clinica o uno stato fisiologico. Basarsi su letteratura sottoposta a revisione paritaria, linee guida consolidate o documenti di consenso, e giustificare la rilevanza clinica del biomarcatore.
Dati sulle prestazioni analitiche
Mostrare con quale accuratezza e affidabilità il dispositivo misura l'analita previsto in condizioni specificate. Includere dati su accuratezza, precisione, sensibilità, specificità, limiti di rilevazione e quantificazione e test di interferenza. Tutti gli studi devono essere condotti secondo standard riconosciuti e interamente documentati.
Rapporto sulle prestazioni cliniche
Fornire la prova che l'uso del dispositivo porta a decisioni cliniche corrette e a risultati benefici. Includere dati provenienti da studi prospettici o retrospettivi, revisioni della letteratura e prove del mondo reale (RWE). Questa sezione conferma che le prestazioni analitiche si traducono in un effettivo valore clinico.
Piano e rapporto di valutazione delle prestazioni
Ai sensi dell'Allegato XIII, documentare l'intero processo di valutazione delle prestazioni.
Piano (PEP): Definisce metodi, fonti di dati e criteri di accettazione per la validità scientifica, le prestazioni analitiche e quelle cliniche.
Rapporto (PER): Riassume i risultati, valuta il rapporto rischi-benefici e giustifica l'uso continuato del dispositivo. Entrambi devono essere aggiornati regolarmente.
Piano PMS e rapporti PMS/PSUR
Sviluppare un Piano di sorveglianza post-commercializzazione (PMS) che descriva come i dati sulla sicurezza e sulle prestazioni verranno raccolti e analizzati una volta che il dispositivo sarà sul mercato. Presentare rapporti PMS periodici o Rapporti periodici di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR), obbligatori per i dispositivi di Classe C e D, che coprano l'analisi dei trend, la vigilanza e le azioni correttive.
Dettagli di etichettatura, IFU e UDI
Fornire la grafica finale e il contenuto di tutte le etichette e delle istruzioni per l'uso (IFU), garantendo che soddisfino i requisiti di lingua e leggibilità dell'Allegato I. Includere i dettagli del codice identificativo unico del dispositivo (UDI) per la tracciabilità e assicurarsi che le istruzioni coprano installazione, funzionamento, manutenzione e smaltimento.
Sintesi relativa alla sicurezza e alle prestazioni (per Classi C e D)
Preparare una sintesi pubblica concisa che evidenzi la destinazione d'uso del dispositivo, i dati chiave di sicurezza e prestazione e i benefici clinici. Deve essere scritta in un linguaggio chiaro e non tecnico e viene pubblicata su EUDAMED a fini di trasparenza.
Certificati e relazioni dell'organismo notificato (se applicabile)
Allegare i certificati pertinenti (ad es. ISO 13485, marcatura CE) e le relazioni di valutazione dell'organismo notificato. Questi documenti confermano il completamento della valutazione della conformità e convalidano l'accuratezza della documentazione tecnica.
Conclusione
Ai sensi del regolamento IVDR 2017/746, la documentazione tecnica non è una mera formalità burocratica: è la linfa vitale della conformità e dell'accesso al mercato. Strutturando un fascicolo vivo e ben organizzato che rispecchi i requisiti dell'Allegato II e dell'Allegato III e che rimanga aggiornato con i dati della PMS e della vigilanza, i fabbricanti garantiscono che i loro dispositivi IVD soddisfino i più elevati standard dell'UE in materia di sicurezza, prestazioni e tracciabilità.
In che modo Morulaa HealthTech può essere d'aiuto
Morulaa HealthTech supporta i fabbricanti di IVD nella redazione e nel mantenimento di una documentazione tecnica conforme al regolamento IVDR 2017/746. Eseguiamo valutazioni dei gap, redigiamo o aggiorniamo l'intero fascicolo tecnico (Allegati II e III) e creiamo solidi piani PMS e PMPF. Il nostro team garantisce la conformità delle prove di prestazione clinica e analitica, l'allineamento della gestione del rischio (ISO 14971) e una fluida presentazione delle pratiche all'organismo notificato e su EUDAMED. Forniamo anche aggiornamenti continui per rapporti PMS, PSUR e modifiche di progettazione, affinché la vostra documentazione rimanga sempre pronta per le ispezioni e conforme al mercato. Con Morulaa, la documentazione tecnica IVDR diventa un processo di conformità end-to-end ed efficiente.