Introduzione

La sorveglianza post-commercializzazione (PMS - Post-Market Surveillance) non è un concetto nuovo per i fabbricanti di dispositivi medico-diagnostici in vitro (IVD). La precedente direttiva, IVDD (98/79/CE), aveva già introdotto la necessità di un metodo strutturato per monitorare e valutare le prestazioni del dispositivo dopo la sua immissione sul mercato. Nello specifico, l'Allegato III, Sezione 5 della IVDD sottolineava l'importanza di raccogliere e analizzare i dati post-produzione per garantire sicurezza ed efficacia continue. Inoltre, i principi della PMS erano supportati da standard internazionali come la norma ISO 13485, che definisce i requisiti per un sistema di gestione della qualità per i dispositivi medici, e la norma ISO 14971, incentrata sulla gestione dei rischi durante l'intero ciclo di vita del dispositivo. Tuttavia, il regolamento IVDR (2017/746) introduce un cambiamento significativo nelle aspettative relative alla PMS. Introduce obblighi più dettagliati, rigorosi e chiaramente definiti. Questi nuovi requisiti fanno parte di uno sforzo più ampio volto a migliorare la trasparenza, aumentare la sicurezza dei pazienti e garantire che i dispositivi IVD continuino a soddisfare le aspettative di prestazione durante tutto il loro utilizzo sul campo.

Perché la PMS è importante ai sensi dell'IVDR

Ai sensi del regolamento dell'UE IVDR 2017/746, la sorveglianza post-commercializzazione (PMS) è un requisito normativo obbligatorio che mira a monitorare la sicurezza e le prestazioni dei dispositivi IVD una volta immessi sul mercato. L'importanza della PMS risiede in diverse aree chiave:

• Rilevamento di rischi precedentemente non identificati: la PMS aiuta a identificare nuovi problemi di sicurezza o di prestazione che non erano evidenti durante i test di pre-commercializzazione o gli studi clinici.

• Monitoraggio dei rischi noti in condizioni reali: consente ai fabbricanti di monitorare e gestire i rischi noti mentre il dispositivo viene utilizzato in vari ambienti e popolazioni di pazienti.

• Integrazione degli aggiornamenti alla gestione dei rischi e ai dati sulle prestazioni cliniche: i risultati della PMS possono indicare la necessità di modifiche al file di gestione dei rischi, alla valutazione clinica o alle dichiarazioni sulle prestazioni.

• Supporto alla trasparenza e alla comunicazione: analizzando i dati PMS, i fabbricanti possono fornire relazioni trasparenti alle parti interessate, come pazienti, operatori sanitari e autorità, garantendo un dialogo continuo e responsabilità.

La natura proattiva della PMS crea un ciclo di feedback che favorisce il miglioramento continuo della progettazione del dispositivo, dell'etichettatura e delle istruzioni per l'uso.

Classificazioni ai sensi dell'IVDR

CA = Autorità competente (autorità di regolamentazione nazionale in ciascuno Stato membro dell'UE)
NB (Organismo notificato) = Organismo di valutazione della conformità designato a eseguire audit e valutazioni ai sensi dell'IVDR.

Dispositivi di Classe A e B

Per i dispositivi di classe A e B, i fabbricanti sono tenuti a redigere e aggiornare periodicamente un rapporto sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMSR). Questo rapporto deve essere prontamente disponibile per le autorità competenti su richiesta e aggiornato qualora emergano nuove informazioni significative dalla sorveglianza post-commercializzazione.

Riferimenti:

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articolo 80 - Requisiti del rapporto sulla sorveglianza post-commercializzazione per i dispositivi di Classe A e B

Dispositivi di Classe C e D

Per i dispositivi di classe C e D, i fabbricanti devono compilare e presentare un PSUR a intervalli regolari (ogni due anni per la Classe C e annualmente per i dispositivi di Classe D). Questo PSUR deve essere messo a disposizione dell'organismo notificato e caricato su EUDAMED non appena il sistema sarà operativo.

Riferimenti:

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articolo 81 - Requisiti PSUR per i dispositivi di Classe C e D

Aspetto normativo chiave: Regolamento IVDR

Capitolo VII (Articoli 78–81)

Il capitolo VII del regolamento dell'UE IVDR 2017/746 delinea il quadro giuridico per la PMS:

• Articolo 78: impone ai fabbricanti di istituire e mantenere un sistema PMS completo che monitori la sicurezza e le prestazioni dei dispositivi dopo la commercializzazione.

• Articolo 79: descrive la struttura e il contenuto del piano PMS, che è specifico per ogni dispositivo e adattato in base alla classificazione del rischio. Include istruzioni dettagliate su come monitorare, valutare e agire in base ai dati post-commercializzazione.

• Articolo 80: prescrive che i fabbricanti di dispositivi di classe A e B preparino rapporti sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMSR) per riassumere i risultati ottenuti e identificare eventuali azioni correttive.

• Articolo 81: introduce l'obbligo del rapporto periodico di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) per i dispositivi di classe C e D. Questi rapporti devono essere presentati a intervalli regolari (ogni due anni per la classe C e annualmente per i dispositivi di classe D) e fornire una sintesi completa dei dati sulla sicurezza e sulle prestazioni del dispositivo.

Allegati III e XIII

• Allegato III: questo allegato specifica la documentazione tecnica che i fabbricanti devono conservare per dimostrare la conformità agli obblighi di PMS. Richiede l'inclusione del piano PMS e dei risultati come i rapporti sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMSR), i rapporti periodici di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) e i rapporti di valutazione del follow-up della prestazione post-commercializzazione (PMPF).

• Allegato XIII: si concentra sugli studi di prestazione. Questi studi sono fondamentali nella sorveglianza post-commercializzazione poiché aiutano a raccogliere prove cliniche nel mondo reale. I risultati di questi studi informano le attività di PMS, in particolare il PMPF, garantendo che i dati a lungo termine e le prestazioni nel mondo reale siano costantemente analizzati.

Riferimenti:

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Allegato III – Requisiti della documentazione tecnica

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Allegato XIII – Studi di prestazione e follow-up post-commercializzazione

Relazione con la vigilanza e le azioni correttive

La PMS è strettamente collegata ai sistemi di vigilanza e alle azioni correttive, come segue:

• Sistema di vigilanza: come indicato all'articolo 82 dell'IVDR, i fabbricanti devono segnalare incidenti, rischi e problemi di sicurezza alle autorità competenti. Se vengono identificati eventi avversi o carenze nelle prestazioni tramite la PMS, questi devono essere segnalati tempestivamente.

• Azioni correttive di sicurezza sul campo (FSCA): i risultati della PMS possono rendere necessarie azioni correttive di sicurezza sul campo, inclusi richiami o modifiche dei prodotti. Le tendenze identificate attraverso l'analisi PMS possono portare all'avvio di azioni correttive e preventive (CAPA), che possono tradursi in aggiornamenti alla progettazione, all'etichettatura o al confezionamento del dispositivo.

• I processi di gestione dei feedback e dei reclami descritti dai punti 8.2.1 e 8.2.2 sono intrinsecamente legati alle attività di vigilanza e all'attuazione di rettifiche e azioni correttive nell'ambito di un sistema di gestione della qualità (SGQ). Questi processi garantiscono collettivamente la conformità continua ai requisiti normativi e mantengono la sicurezza, le prestazioni e la qualità dei dispositivi medici durante tutto il loro ciclo di vita.

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articolo 82 - Requisiti di vigilanza

• ISO 13485:2016, Sezione 8.5.2 - Azioni correttive e preventive (CAPA)

• ISO 13485:2016, Punti 8.2.1 e 8.2.2 - Feedback e gestione dei reclami

Requisiti di documentazione e di rendicontazione della sorveglianza post-commercializzazione (PMS) ai sensi dell'IVDR UE

Piano PMS

Ogni dispositivo IVD deve avere un piano PMS che delinei chiaramente:

• Le fonti dei dati post-commercializzazione (come reclami, rapporti sugli incidenti, feedback degli utenti e revisioni della letteratura).

• Le metodologie per la raccolta e l'analisi dei dati.

• Gli indicatori di prestazione per valutare la sicurezza e l'efficacia.

• I ruoli e le responsabilità assegnati per il monitoraggio e la gestione dei dati post-commercializzazione.

Il piano PMS garantisce che i fabbricanti raccolgano dati pertinenti, li analizzino adeguatamente e rispondano tempestivamente a qualsiasi problema relativo alla sicurezza o alle prestazioni.

Riferimenti:

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articolo 79 – Requisiti del piano PMS

Fonti dei dati post-commercializzazione

Fonti reattive e proattive (Allegato III, 1(d), 1(f); Articolo 82)

Fonti reattive

• Si basano su meccanismi di segnalazione e risposta a incidenti/eventi

• Incidenti gravi e azioni correttive di sicurezza sul campo (FSCA)

• Incidenti non gravi

• Reclami da parte di utenti o operatori sanitari

• Segnalazioni da parte delle autorità competenti

• Ritiro dal mercato o richiami dovuti a problemi di sicurezza o di prestazione

• Eventi avversi o problemi identificati tramite il servizio clienti o il supporto tecnico

Fonti proattive: 

Articolo 2 (63) - Per «sorveglianza post-commercializzazione» si intendono tutte le attività intraprese dai fabbricanti, in collaborazione con altri operatori economici, volte a istituire e tenere aggiornata una procedura sistematica per raccogliere e analizzare in modo proattivo l'esperienza acquisita sui dispositivi che immettono sul mercato, mettono a disposizione sul mercato o mettono in servizio, al fine di identificare l'eventuale necessità di applicare immediatamente le necessarie azioni correttive o preventive.

Allegato III 1(b) - Il piano di sorveglianza post-commercializzazione riguarda almeno: un processo proattivo e sistematico per raccogliere tutte le informazioni di cui alla lettera a). Il processo consente una corretta caratterizzazione delle prestazioni dei dispositivi e consente inoltre di effettuare un confronto tra il dispositivo e prodotti analoghi disponibili sul mercato.

Riferimenti:

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Allegato III (Sezione A e B) e Articolo 82 – Vigilanza e azioni correttive di sicurezza sul campo

Integrazione con l'SGQ e la gestione dei rischi

Collegamento ISO 13485 / 14971

Le attività di sorveglianza post-commercializzazione devono essere allineate con il sistema di gestione della qualità (SGQ) del fabbricante e con le procedure di gestione dei rischi (RM). Gli standard chiave includono:

• ISO 13485: definisce i requisiti del SGQ per i dispositivi medici, compresi i processi per monitorare e analizzare i dati post-commercializzazione, garantire il miglioramento continuo della qualità e soddisfare gli standard normativi.

• ISO 14971: fornisce linee guida per la gestione dei rischi associati ai dispositivi medici. I dati della PMS confluiscono direttamente nel file di gestione dei rischi, aiutando a identificare nuovi rischi o le modifiche necessarie per ridurre i danni ai pazienti.

Integrazione CAPA e controllo delle modifiche

Se i dati della PMS rivelano rischi o problemi di prestazioni, il fabbricante potrebbe dover avviare:

• Azioni correttive (CAPA): per correggere i problemi identificati (ad es. malfunzionamento del dispositivo, problemi di sicurezza).

• Azioni preventive: per evitare che tali problemi si ripetano.

Queste azioni sono integrate nel SGQ per garantire il controllo delle modifiche e il miglioramento continuo. Potrebbero inoltre essere opportuni aggiornamenti alla documentazione tecnica, al design del dispositivo e all'etichettatura.

Riferimenti

• ISO 13485:2016 – Dispositivi medici: Sistemi di gestione per la qualità

• ISO 14971:2019 – Applicazione della gestione dei rischi ai dispositivi medici

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articolo 10 – Requisiti generali del SGQ

Sorveglianza post-commercializzazione (PMS) per i dispositivi d'epoca (Legacy Devices)

Disposizioni transitorie

Per i dispositivi legacy che erano già in commercio prima dell'entrata in vigore dell'IVDR, i fabbricanti devono assicurarsi di rispettare comunque i requisiti di PMS previsti dal nuovo regolamento. L'IVDR prevede disposizioni transitorie che consentono ai fabbricanti di continuare a commercializzare questi dispositivi, ma richiede loro di aggiornare la propria documentazione tecnica per riflettere i dati PMS, garantendo che soddisfino gli attuali standard di sicurezza.

Riferimenti

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articolo 110 – Disposizioni transitorie per i dispositivi d'epoca

Passaggi pratici per implementare la PMS

Dalla Gap Assessment agli Audit interni

Per implementare un sistema PMS solido, i fabbricanti devono seguire questi passaggi pratici:

1. Gap Assessment: riesaminare i processi PMS attuali e confrontarli con i requisiti dell'IVDR per identificare le aree di miglioramento.

2. Audit interni: verificare regolarmente le attività di PMS per garantire che il processo funzioni come previsto e sia conforme all'IVDR. Gli audit dovrebbero valutare i metodi di raccolta dati, i processi di rendicontazione e l'efficacia delle misure CAPA.

Riferimenti

• Regolamento UE IVDR 2017/746, Articoli da 82 a 83 - Sistema PMS e obblighi di rendicontazione

• ISO 13485:2016 

1. I fabbricanti dovrebbero iniziare con una valutazione delle lacune (gap assessment) (punti 4.1.2, 4.2.1, 8.2.1, 8.2.2) per confrontare le loro pratiche PMS esistenti con i requisiti normativi e identificare le aree di miglioramento. 

2. A questo dovrebbero seguire audit interni (punti 8.2.4, 8.5.1) per verificare che il processo PMS funzioni come previsto, in particolare per quanto riguarda la raccolta dei dati, la rendicontazione e l'efficacia delle CAPA.

Sfide e buone pratiche

Volume dei dati, utilizzo delle risorse, benchmarking

Le sfide nell'implementazione della PMS includono:

• Volume di dati: la gestione e l'analisi di grandi set di dati provenienti da molteplici fonti possono risultare complesse.

• Allocazione delle risorse: l'implementazione di un sistema PMS richiede risorse dedicate, tra cui personale, tecnologia e investimenti finanziari.

• Benchmarking: stabilire parametri di riferimento per le prestazioni del dispositivo, in particolare per dispositivi nuovi o complessi, può essere difficile a causa della disponibilità limitata di dati storici per il confronto.

Buone pratiche

• Gestione centralizzata dei dati: utilizzo di strumenti o piattaforme digitali per snellire la raccolta e l'analisi dei dati.

• Formazione regolare: garantire che il personale sia formato sulle procedure PMS e sui requisiti normativi.

• Canali di comunicazione chiari: definizione di un processo chiaro per la segnalazione di problemi identificati tramite la PMS.

Conclusione 

La sorveglianza post-commercializzazione è un requisito normativo essenziale ai sensi del regolamento dell'UE IVDR 2017/746. Integrando la PMS con la gestione dei rischi e i sistemi di qualità, i fabbricanti possono garantire che i loro dispositivi continuino a soddisfare le aspettative di sicurezza e prestazioni. Le buone pratiche, insieme alle linee guida fornite dall'MDCG, assicurano che i sistemi PMS rimangano conformi ed efficaci durante tutto il ciclo di vita del dispositivo.

Come possiamo esservi d'aiuto

Morulaa supporta i fabbricanti di IVD nell'implementazione e nel mantenimento efficaci dei sistemi di sorveglianza post-commercializzazione (PMS), come richiesto dal regolamento IVDR dell'UE 2017/746. Contribuiamo a garantire la piena conformità agli articoli da 78 a 81, coprendo lo sviluppo di piani PMS, rapporti sulla sorveglianza post-commercializzazione (PMSR), rapporti periodici di aggiornamento sulla sicurezza (PSUR) e protocolli di follow-up della prestazione post-commercializzazione (PMPF), adattati alla classificazione dei dispositivi (dalla Classe A alla D). La nostra esperienza comprende l'esecuzione di valutazioni delle lacune rispetto agli standard IVDR e ISO 13485/14971, la definizione di strategie di raccolta dati PMS sia da fonti reattive che proattive, l'allineamento dei risultati della PMS con i sistemi di gestione dei rischi e l'integrazione di azioni correttive e preventive (CAPA) nel framework di gestione della qualità.