Einleitung

Die technische Dokumentation für In-vitro-Diagnostika (IVD) ist das Rückgrat der regulatorischen Konformität gemäß der EU IVDR 2017/746. Sie dient als Nachweis dafür, dass ein IVD-Produkt die Anforderungen an Sicherheit, Leistung und Qualität während seines gesamten Lebenszyklus erfüllt. Dieses umfassende Dokumentenset umfasst das Design des Produkts, die Herstellung, klinische Nachweise, das Risikomanagement und Strategien zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen.

Gemäß Anhang II der IVDR müssen Hersteller die Dokumentation vor dem Inverkehrbringen des Produkts auf dem EU-Markt zusammenstellen und sicherstellen, dass sie auf dem neuesten Stand bleibt. Hersteller müssen diese Dokumentation erstellen und aufrechterhalten, um die CE-Kennzeichnung zu sichern und aufrechtzuerhalten sowie die Konformitätsbewertung durch Benannte Stellen zu bestehen.

Was ist technische Dokumentation gemäß IVDR?

Die technische Dokumentation ist die umfassende Akte, die die Konformität eines IVD mit der IVDR nachweist.
Sie deckt jede Phase des Produktlebenszyklus ab – von Design und bestimmungsgemäßem Zweck bis hin zu Herstellung, Validierung und Nachbeobachtung nach dem Inverkehrbringen.

Rechtsgrundlage:

• Artikel 10(4): verpflichtet Hersteller, die technische Dokumentation vor dem Inverkehrbringen eines Produkts zu erstellen.

• Artikel 10(9): verlangt, dass die Dokumentation den Anhang II und Anhang III befolgt und für Prüfungen durch zuständige Behörden oder Benannte Stellen verfügbar bleibt.

Es handelt sich um ein lebendes Dokument, das aktiv aktualisiert werden muss.

Struktur der technischen Dokumentation

Die IVDR unterteilt die technische Dokumentation in zwei Hauptteile.

Anhang II – Technische Dokumentation (Kernakte) nach Anhang II (Punkte 1 bis 6), IVDR 2017/746.

Anhang III – Technische Dokumentation zur Überwachung nach dem Inverkehrbringen (PMS)

Anhang III der Verordnung (EU) 2017/746 (IVDR) legt die Anforderungen nach dem Inverkehrbringen fest, die die in Anhang II enthaltenen Design- und Vorab-Nachweise ergänzen. Während Anhang II die anfängliche Konformität belegt, stellt Anhang III sicher, dass ein IVD während seines gesamten Lebenszyklus weiterhin die Allgemeinen Sicherheits- und Leistungsanforderungen (GSPRs) erfüllt. Dies ist entscheidend, da die Anwendung in der Praxis oft neue Risiken, Leistungstrends oder Anwenderprobleme aufdeckt, die in Vorabtests nicht sichtbar werden.

Gemäß Artikel 10(9) müssen Hersteller die in Anhang III beschriebenen PMS-Dokumente erstellen und aktuell halten und sie in die gesamte technische Akte integrieren.

PMS-Plan – Der zentrale Fahrplan

Der PMS-Plan ist der Leitfaden für die fortlaufende Überwachung des IVD-Produkts nach dem Inverkehrbringen.

Er sollte produktspezifisch und verhältnismäßig zur Risikoklasse, zum bestimmungsgemäßen Zweck und zur Komplexität des Produkts sein.

Zu dokumentierende Schlüsselelemente:

Regulatorischer Verweis: Anhang III Abschnitt 1(a), IVDR 2017/746.

PMS-Bericht für Produkte der Klasse A

Für nicht-sterile Produkte der Klasse A erlaubt die IVDR ein vereinfachtes Ergebnis, das als PMS-Bericht bekannt ist.

• Inhalt: Zusammenfassung der PMS-Aktivitäten, wichtige Erkenntnisse, Beschwerden, CAPA-Maßnahmen und gegebenenfalls Trendberichte.

• Häufigkeit: Muss bei Bedarf aktualisiert und den zuständigen Behörden auf Anfrage zur Verfügung gestellt werden (nicht automatisch eingereicht).

• Zweck: Nachweis, dass auch IVDs mit geringem Risiko sicher bleiben und wie vorgesehen funktionieren.

Verweis: Anhang III Abschnitt 1(b) und Artikel 80.

Periodischer Sicherheitsaktualisierungsbericht (PSUR) – Für Produkte der Klasse B, C und D

Der Periodische Sicherheitsaktualisierungsbericht (PSUR) ist eine regulatorische Anforderung gemäß der EU-Verordnung über In-vitro-Diagnostika (IVDR).

• Er gilt für IVD-Produkte mit höherem Risiko (Klasse B, C und D).

• Der PSUR ist ein detaillierteres und umfassenderes Dokument als der reguläre PMS-Bericht.

Einreichungshäufigkeit:

Die Tabelle legt fest, wie oft Hersteller den PSUR erstellen und einreichen müssen:

Inhaltsanforderungen:

• Ergebnisse und Schlussfolgerungen der PMS-Datenanalyse.

• Zusammenfassung aller ergriffenen vorbeugenden und korrigierenden Maßnahmen.

• Begründung dafür, dass die Nutzen-Risiko-Schlussfolgerungen weiterhin günstig bleiben.

• Daten zum Verkaufsvolumen und Schätzungen zur Produktnutzung.

• Identifikation aller Trends, die auf potenzielle Sicherheitssignale hindeuten.

Einreichung und Prüfung:

• Klasse C und D: Der PSUR muss in EUDAMED hochgeladen werden und wird von der Benannten Stelle geprüft.

• Klasse B: Muss der Benannten Stelle auf Anfrage vorgelegt werden.

Verweis: Anhang III Abschnitt 1(c) und Artikel 81, IVDR 2017/746.

Post-Market Performance Follow-up (PMPF)

Der PMPF-Plan ist ein spezifischer Teil des PMS-Plans, der langfristige wissenschaftliche und leistungsbezogene Fragestellungen adressiert.
Er ist besonders wichtig, wenn:

• Restrisiken nach den Risikokontrollmaßnahmen verbleiben.

• Zum Markteintritt nur begrenzte klinische Daten vorliegen (z. B. neuartige Biomarker oder seltene Erkrankungen).

• Kontinuierliche Verbesserungen oder Software-Updates die Leistung beeinflussen könnten.

Der PMPF-Plan sollte Folgendes enthalten:

• Spezifische Ziele (z. B.: langfristige Stabilität eines Reagenz bestätigen, klinische Cut-off-Werte verifizieren).

• Methoden wie prospektive klinische Nachbeobachtung, Register, Nutzer-Feedback-Programme oder klinische Studien nach dem Inverkehrbringen.

• Auslösebedingungen für Maßnahmen, falls die Ergebnisse eine abnehmende Leistung oder neue Gefahren anzeigen.

Der Hersteller muss die Ergebnisse in einem PMPF-Bewertungsbericht dokumentieren, der in den Leistungsbewertungsbericht (PER) und die Risikomanagementakte zurückfließt.

Verweis: Anhang III Abschnitt 1(d) und Anhang XIII Teil B.

Integration in die technische Akte und das Qualitätsmanagementsystem

Anhang III verlangt, dass alle PMS-Ergebnisse in das umfassendere QMS zurückfließen:

• Risikomanagement: Neue Risiken oder Trenderscheinungen müssen die ISO-14971-Risikodatei und die GSPR-Checkliste aktualisieren.

• Leistungsbewertung: Daten müssen die laufenden klinischen und analytischen Leistungsbewertungen (Anhang XIII) informieren.

• Korrekturmaßnahmen: Wesentliche Sicherheitsfeststellungen können Field Safety Corrective Actions (FSCA) oder Aktualisierungen von Kennzeichnung und IFUs auslösen.

Dieses Closed-Loop-System stellt sicher, dass nach dem Inverkehrbringen erzeugte Nachweise mit der Zeit die gesamte technische Dokumentation des Produkts stärken.

Praktische Umsetzungstipps

• Früh planen: PMS- und PMPF-Pläne bereits während der Produktentwicklung entwerfen, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.

• Vorlagen verwenden: Einheitliche PMS- und PSUR-Formate beibehalten, die den Erwartungen der Benannten Stelle entsprechen.

• Datenanalyse: Statistische Werkzeuge für Trendanalysen einsetzen, um die IVDR-Anforderung zur proaktiven Signalerkennung zu erfüllen.

• Versionierung: Eine Dokumentenhistorie führen, um nachzuweisen, wann und wie jede Aktualisierung vorgenommen wurde.

• EUDAMED-Bereitschaft: Sich auf die elektronische PSUR-Einreichung und Vigilanzmeldungen vorbereiten, sobald die EUDAMED-Module live gehen.

Zusammenfassungstabelle: Liefergegenstände nach Anhang III und Produktklasse

Klassenbezogene Unterschiede in der Dokumentation

Die Tiefe und Prüfung der technischen Dokumentation steigt mit der Produktklasse:

• Klasse A (nicht-steril): Selbstdeklaration ist zulässig. Die Dokumentation ist einfacher, muss aber dennoch alle GSPRs und PMS-Verpflichtungen erfüllen.

• Klasse B, C, D: Eine Bewertung durch die Benannte Stelle ist obligatorisch. Zu erwarten sind zusätzliche Anforderungen wie detaillierte klinische Nachweise, PMPF-Pläne und QMS-Audits.

Verweis: Artikel 48 sowie Anhang IX bis XI der IVDR, die die Konformitätsbewertungsverfahren für jede Klasse beschreiben.

Wichtige Überlegungen für Hersteller

Sprache und Format

• Muss klar, strukturiert und durchsuchbar sein, idealerweise mit einem logischen Inhaltsverzeichnis und Querverweisen.

• Sprache: Gemäß Artikel 10(14) muss die Dokumentation in einer vom Mitgliedstaat akzeptierten Amtssprache der EU verfasst sein (häufig Englisch, plus die Landessprache für IFUs und Etiketten).

Aktualisierungen und Pflege

• Technische Dokumentation ist ein Instrument zur kontinuierlichen Konformität.

• Sie muss Ergebnisse aus PMS, Vigilanz und Leistungsbewertung integrieren.

• Wesentliche Design- oder Herstellungsänderungen lösen Aktualisierungen und in einigen Fällen eine erneute Bewertung aus.

Verweis: Artikel 56 und Anhang XIII (Vigilanz- und PMS-Verpflichtungen).

Rückverfolgbarkeit und UDI

• Jedes Produkt muss eine Unique Device Identification (UDI) tragen, die konsistent in der technischen Akte, der Konformitätserklärung und EUDAMED erfasst ist.

Tipps für eine konforme technische Akte

• Jeden Abschnitt ausdrücklich den GSPRs aus Anhang I zuordnen, um die Konformität auf einen Blick zu zeigen.

• Verifizierungs- und Validierungsprotokolle sowie -berichte aufnehmen, nicht nur Zusammenfassungen.

• Für software- oder algorithmenbasierte IVDs Lebenszyklusdokumentation ergänzen (z. B. IEC-62304-Konformität).

• Eine unterzeichnete Konformitätserklärung gemäß Anhang IV beifügen.

• Ein Änderungsprotokoll und ein Versionskontrollsystem führen, damit Benannte Stellen Aktualisierungen leicht erkennen können.

Checkliste für die technische IVD-Dokumentation

Um Ihren Prozess zu vereinfachen, finden Sie hier eine Übersicht der wesentlichen Punkte für Ihre technische IVD-Dokumentation gemäß Anhang II:

Produktbeschreibung & bestimmungsgemäßer Zweck

Stellen Sie eine vollständige und präzise Beschreibung des IVD-Produkts bereit, einschließlich Handelsname, Modell, Zubehör und Varianten. Geben Sie den bestimmungsgemäßen Zweck klar an (Diagnose, Screening, Überwachung oder Prognose), Zielpopulation, Anwenderprofil (fachlich oder Laie) und Probenarten. Dieser Abschnitt bildet die Grundlage für Risikoklassifizierung und Konformitätsbewertung.

Risikomanagementakte (gemäß ISO 14971)

Führen Sie eine Risikomanagementakte, die die systematische Identifizierung, Bewertung, Kontrolle und Überwachung von Risiken über den gesamten Produktlebenszyklus hinweg nachweist. Fügen Sie eine Risikoanalyse, eine Nutzen-Risiko-Bewertung und Nachweise der Risikokontrollmaßnahmen hinzu. Die Akte sollte fortlaufend anhand von Daten aus der Überwachung nach dem Inverkehrbringen aktualisiert werden.

GSPR-Checkliste (Anhang I)

Erstellen Sie eine Checkliste, die jede allgemeine Sicherheits- und Leistungsanforderung mit unterstützenden Nachweisen wie Designunterlagen, Prüfberichten und Leistungsdaten verknüpft. Dies belegt die Einhaltung wesentlicher Anforderungen wie chemischer, biologischer und elektrischer Sicherheit, Kennzeichnung und Leistungszuverlässigkeit.

Herstellungs- und Designkontrollen

Beschreiben Sie alle Design- und Herstellungsschritte, von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur finalen Freigabe. Stellen Sie Flussdiagramme, Angaben zu wichtigen Geräten, Prozessvalidierungsdaten und Qualitätskontrollmaßnahmen bereit. Dies gewährleistet die Reproduzierbarkeit und Rückverfolgbarkeit jeder Charge und unterstützt die CE-Kennzeichnung.

Bericht über die wissenschaftliche Validität

Weisen Sie die wissenschaftliche Grundlage für den bestimmungsgemäßen Zweck des Produkts nach, indem Sie die Verbindung zwischen dem Analyten und einem klinischen Zustand oder einem physiologischen Zustand herstellen. Stützen Sie sich auf begutachtete Fachliteratur, etablierte Leitlinien oder Konsensusdokumente und begründen Sie die klinische Relevanz des Biomarkers.

Daten zur analytischen Leistung

Zeigen Sie, wie genau und zuverlässig das Produkt den vorgesehenen Analyten unter definierten Bedingungen misst. Fügen Sie Daten zu Richtigkeit, Präzision, Sensitivität, Spezifität, Nachweis- und Bestimmungsgrenzen sowie Interferenzprüfungen hinzu. Alle Studien müssen nach anerkannten Standards durchgeführt und vollständig dokumentiert werden.

Bericht zur klinischen Leistung

Legen Sie Nachweise vor, dass die Verwendung des Produkts zu korrekten klinischen Entscheidungen und vorteilhaften Ergebnissen führt. Fügen Sie Daten aus prospektiven oder retrospektiven Studien, Literaturübersichten und Real-World-Evidence hinzu. Dieser Abschnitt bestätigt, dass analytische Leistung in einen tatsächlichen klinischen Nutzen übersetzt wird.

Leistungsbewertungsplan & -bericht

Dokumentieren Sie gemäß Anhang XIII den vollständigen Leistungsbewertungsprozess.

• Plan (PEP): Beschreibt Methoden, Datenquellen und Akzeptanzkriterien für wissenschaftliche Validität sowie analytische und klinische Leistung.

• Bericht (PER): Fasst die Ergebnisse zusammen, bewertet das Nutzen-Risiko-Verhältnis und begründet die fortgesetzte Nutzung des Produkts. Beide müssen regelmäßig aktualisiert werden.

PMS-Plan sowie PMS-/PSUR-Berichte

Entwickeln Sie einen Post-Market Surveillance (PMS)-Plan, der beschreibt, wie Sicherheits- und Leistungsdaten nach dem Inverkehrbringen erfasst und analysiert werden. Reichen Sie regelmäßige PMS-Berichte oder Periodische Sicherheitsaktualisierungsberichte (PSUR) ein, die für Produkte der Klassen C und D verpflichtend sind und Trendanalysen, Vigilanz und Korrekturmaßnahmen abdecken.

Details zu Kennzeichnung, IFU & UDI

Stellen Sie die finalen Grafiken und Inhalte für alle Kennzeichnungen und Gebrauchsanweisungen (IFU) bereit und stellen Sie sicher, dass sie die Sprach- und Lesbarkeitsanforderungen aus Anhang I erfüllen. Fügen Sie Angaben zur Unique Device Identification (UDI) für die Rückverfolgbarkeit hinzu und stellen Sie sicher, dass die Anweisungen Installation, Betrieb, Wartung und Entsorgung abdecken.

Zusammenfassung von Sicherheit und Leistung (für Klasse C & D)

Erstellen Sie eine kurze öffentliche Zusammenfassung, die den bestimmungsgemäßen Zweck des Produkts, wichtige Sicherheits- und Leistungsdaten sowie klinische Vorteile hervorhebt. Diese muss in klarer, nicht-technischer Sprache verfasst sein und wird zur Transparenz in EUDAMED veröffentlicht.

Zertifikate und Berichte der Benannten Stelle (falls zutreffend)

Fügen Sie relevante Zertifikate (z. B. ISO 13485, CE-Kennzeichnung) und Bewertungsberichte der Benannten Stelle bei. Diese Dokumente bestätigen den Abschluss der Konformitätsbewertung und validieren die Richtigkeit der technischen Dokumentation.

Fazit

Gemäß IVDR 2017/746 ist die technische Dokumentation nicht bloß eine regulatorische Formalität – sie ist die Lebensader von Konformität und Marktzugang. Durch den Aufbau einer strukturierten, lebenden Akte, die die Anforderungen aus Anhang II und Anhang III widerspiegelt und mit PMS- und Vigilanzdaten auf dem neuesten Stand gehalten wird, stellen Hersteller sicher, dass ihre IVD-Produkte die höchsten EU-Standards für Sicherheit, Leistung und Rückverfolgbarkeit erfüllen.

Wie Morulaa HealthTech helfen kann

Morulaa HealthTech unterstützt IVD-Hersteller bei der Erstellung und Pflege der IVDR 2017/746-konformen technischen Dokumentation. Wir führen Gap-Analysen durch, erstellen oder aktualisieren die vollständige technische Akte (Anhang II & III) und erarbeiten robuste PMS- und PMPF-Pläne. Unser Team stellt klinische und analytische Leistungsnachweise, Abstimmung des Risikomanagements (ISO 14971) und reibungslose Einreichungen bei Benannten Stellen und in EUDAMED sicher. Wir bieten außerdem laufende Aktualisierungen für PMS-Berichte, PSURs und Designänderungen an, damit Ihre Dokumentation prüfbereit und marktkonform bleibt. Mit Morulaa wird die technische IVDR-Dokumentation zu einem gestrafften, durchgängigen Konformitätsprozess.